종이 한 장으로 요약하는 기술(1Page)(토요타에서 배운)

모든 서류는 한 장으로 요약하라!

-세계 NO. 1 자동차 기업 토요타에서 배운 서류 작성법



상사가 봐야 할 보고서는 수십 개. 관리자들은 외부 미팅, 회의 참석 등 보고서 하나도 집중적으로 볼 시간이 부족해 요약본 별첨을 활용한다. 이때 얼마나 효과적으로 핵심적인 내용이 잘 요약되어 있는지에 따라 이후 업무 추진의 결과가 달라질 수밖에 없다. 이 책은 펜과 종이를 사용하는 '아날로그'적 방법으로 '디지털' 사회를 앞서가는 비법에 대해 친절하게 설명하고 있다. 종이 한 장과 3색펜만 있으면 누구라도 자신의 복잡한 머릿속 생각을 한 장으로 효과적으로 요약할 수 있는 법을 익힐 수 있다. 넘쳐나는 데이터 홍수 속에서 사는 현대인에게 요약의 기술이 있느냐 없느냐는 곧 성공과 실패의 잣대가 될 수 있다.



보고서, 기획안 등 각종 서류 작성으로 고민하는 직장인을 위한

한 장 솔루션!



· 일이 끝나지 않는다!

· 내 기획안은 늘 통과되지 않는다!!

· 내 제안이 윗선에 제대로 전해지지 않는다!!!

…

"한 장으로 요약하는 업무 스킬을 익히면 모든 문제가 해결된다!"

필요한 건 3색펜과 종이 한 장뿐!



→녹색펜으로 틀을 만들고, 파란펜으로 정보를 정리하고, 빨간펜으로 생각을 요약한다.

→'2W1H'를 활용해 생각을 요약하고, '액셀 1'으로 정리하고, '한 장'의 서류로 전달한다!



모든 서류를 한 장으로 요약하는 기술을 익힌 후

"나의 직장생활이 마법처럼 변했다!"



1. 연간 400시간이 넘었던 야근시간을 제로로 만들다

2. 입사 4년째 미국으로 부임하는 기회를 얻다

3. 회의를 효율적으로 진행시키는 데 도움을 받다

4. 일의 진행방식을 배운 후 일의 질과 효율이 모두 비약적으로 상승!



· 종이 한 장으로 하는 생각 정리법

취직 시험 때의 입사지원서, 승진 시험의 소논문, 전직 때의 이력서 등 단 한 장의 종이가 인생을 좌우하는 경우가 있다. 이 '한 장'을 잘 작성하기 위해 필요한 것은 정보를 정리하고 자신의 생각을 요약해 전달하는 능력이다. 엄청나게 늘어난 정보에 비해 개개인이 필요한 정보를 걸러내고 압축하는 기술은 오히려 전보다 현저히 떨어지고 있다. '종이 한 장으로 요약하는 기술'은 다르게 표현하면 생각 정리법이라고 할 수 있다. 이 책은 어떻게 생각을 정리하고 정보를 요약해 효과적인 서류로 전달할 수 있는지 그 노하우를 친절하게 알려주고 있다.



【일 잘하는 사람의 공통적인 특성을 추출하여 누구라도 실천할 수 있는 1회 3분 1장 쓰기만 하면 업무 스킬이 비약적으로 올라갈 수 있게 도와준다.】



· 독자층

1차 독자-업무 스킬을 높여야 하는 3년 이내 직장인

2차 독자-팀장급 이상의 회사 내 업무 문화와 효율성에 대해 고민하는 간부층



「일본의 장기불황 속에서도 예외적으로 성장하고, 1천 만 대 리콜 사태를 겪고도

다시 세계 NO. 1이 된 일본 제일의 기업, 토요타 업무 기술의 핵심을 배운다!」



토요타는 왜 계속 변화하는가.

토요타는 왜 세계 넘버원인가. 지속적으로 성공하는 기업의 업무 비밀.

토요타에서는 어떤 일이든 기본적으로 반드시 종이 한 장이 있다!



일 잘하는 사람들이 하는 '요약의 기술'은 무엇이 다른가.

토요타의 일상적인 업무 문화인 모든 서류를 한 장으로 요약하는 기술이 왜 필요한지, 그 당위성과 실천하는

기술을 익힐 수 있도록 도와주는 책.

추천의 글/머릿속 생각을 한눈에 보이게 만드는 업무 스킬

한일산업기술협력재단 연구위원_ 이우광



들어가는 글/단 '한 장'의 종이로 일이 극적으로 바뀐다!



Chapter 1 종이 한 장으로 요약하는 기술이 왜 필요한가?



01 토요타 사원이라면 회의 때 반드시 하는 것

02 살아 움직이는 한 장이란?

03 최고의 전달법

04 종이에 적어보면 '안다'와 '모른다'가 보인다

05 '읽고' 이해하는 것이 아니라 '보고' 이해하는 것으로!

06 한 장을 활용하면 불필요한 회의 낭비가 사라진다

07 깊이 생각하고 만든 한 장이 인재를 키운다

08 토요타의 한 장은 어떻게 생겨났는가?

09 일 잘하는 사람일수록 업무 '틀'을 파악하고 있다

10 연간 400시간의 야근을 제로로 줄인 방법

11 자동차를 좋아하지 않았던 내가 토요타를 선택한 이유



Chapter 2 종이 한 장으로 요약하는 기술(기본편)



12 한 장을 만들기 위한 세 가지 단계

13 '어떻게'를 '동작'으로 바꾸자

14 액셀 1이란?

15 종이에 적는 시간을 제한해야 하는 이유

16 컴퓨터와 손글씨, 어느 쪽이 더 효율적일까?

17 자신만을 위해 만든 기획안은 통과되지 않는다

18 액셀 1으로 프레젠테이션 자료를 만든다

19 "한 마디로 말하자면?"

20 전달력을 높이는 비장의 방법

21 '말의 구조'를 보여주면 사람들은 더 주목한다

22 액셀 1 사용법 1-스피치 원고를 작성한다

23 무엇을 쓸지 떠오르지 않을 때 대처하는 법

24 액셀 1 사용법 2-어려운 이야기의 이해를 돕는다

25 액셀 1 사용법 3-일의 우선순위를 정한다



Chapter 3 종이 한 장으로 요약하는 기술(응용편)



26 2W1H를 활용해 생각 요약하기

27 논리적으로 이야기할 수 있게 되는 세 가지 방법

28 손으로 쓰는 작업이 사고회로를 단련시킨다

29 2W1H의 활용법 1-프레젠테이션 자료를 만든다

30 2W1H의 활용법 2-세미나 결과를 보고한다

31 어떻게 일을 정체시키지 않을 것인가?

32 Why보다는 How를?!

33 최종 목표는 서류 없이도 일할 수 있게 되는 것

34 계속 선택받고 싶다면?



나오는 글/한 장의 가치



부록_ 종이 한 장으로 하는 생각 정리법



01 왜 토요타는 한 장으로 일을 하는가?

02 액셀 1의 작성법

03 액셀 1이 가져오는 세 가지 업무 개선 효과

아사다 스구루 저자 아사다 스구루(あさだ すぐる)는 취업 빙하기 시대, 일본 내 입사 희망 1위 기업인 토요타에 '종이 한 장'으로 입사해, 토요타의 독자적인 '한 장'으로 일하는 기술을 터득했다. 입사 4년째인 미국 주재 근무 중 건강 때문에 휴직하게 된 것을 계기로 '한 장'으로 목표 달성과 시간 단축을 모두 이루어 400시간이 넘었던 야근 시간을 제로로까지 줄인다. 당시 업무는 토요타의 홈페이지 관리였으며, 홈페이지를 컴퓨터 화면 '한 장'에 들어가는 심플한 사이트로 개선해 기업 사이트 랭킹에서 일본 최고의 평가를 얻게 된다. 그 후 일본 최대의 비즈니스 스쿨인 그로비스로 전직해 독립한 후 기업 연수나 컨설팅 등 활발한 강연 활동을 하고 있다. 데뷔작인 《토요타에서 배운 종이 한 장으로 요약하는 기술》로 2015년 연간 베스트셀러 비즈니스서 부문 TOP 10에 선정되는 쾌거를 이뤘다.