보고서 잘쓰는 법(한번에 예스를 끌어내는)

단 한 장의 보고서로 정확하고 강력한 메시지를 전달하라!

2,000명의 마케터와 컨설턴트가 필수아이템으로 인정한 책



대부분의 직장인은 보고서를 쓰는 것에 자신 없어 하며, 주먹구구식으로 작성한 보고서로 인해 실적에 미치지 못한 적이 많을 것이다. 그들이 이렇게 실패하는 이유는 목적과 타깃이 불분명하여 정작 중요한 사항들은 부각되지 않은 '무의미한' 보고서를 작성하기 때문이다. '진짜' 보고서를 쓰고자 한다면, 상대를 이해시켜 행동하게 하는 보고서를 써보라! 이 책은 핵심적인 보고서 작성 노하우를 전수하여 당신을 모두가 알아주는 보고서의 달인으로 거듭나게 도와줄 것이다.



성과도 쑥, 자신감도 UP! 보고서만 잘 써도 성공 확률 50%!

보고서 작성법 하나로 비즈니스의 성과가 완전히 달라진다!



비즈니스 세계에서는 제안하고, 보고하고, 교섭하는 상황이 빈번히 이루어지는데, 이때 기본적으로 사용되는 것은 '보고서'이다. 어느 업종?업계에서 일하든 비즈니스퍼슨이라면 필수적으로 보고서의 작성 능력을 기본적인 소양으로 갖추고 있어야 한다.

보고서 작성법 하나로 비즈니스의 성과가 완전히 달라진다고 해도 결코 과언이 아니다. 보기에만 화려할 뿐 정작 내용이 없는 보고서는 말할 것도 없고, 비록 제안하는 내용과 교섭 조건이 매력적이라 해도 그것을 보고서에 잘 담아내지 못하면 원하는 성과를 낼 수 없는 것이다.

앞으로 비즈니스는 더욱 다양해지고 복잡하게 진행되어 회사나 업계의 벽을 초월한 제안과 보고, 교섭이 이루어져야 할 필요성이 날로 짙어지기 때문에 보고서 작성력에 대한 중요성은 더욱 높아질 것이다. 다른 언어를 쓰는 상대도 쉽게 이해할 수 있는 보고서 작성 능력이 요구된다. 또한 정보화 사회가 되어감에 따라 수없이 쏟아져 나오는 방대한 양의 정보 가운데서 재빨리 필요한 것을 취사선택하는 능력은 날로 중요해지고 있다.

당신은 이렇게 중요한 보고서에 얼마나 자신 있는가? 적절하지 않은 보고서로 상대를 설득하지 못해서 결국 행동을 이끌어내는 데 실패하는 경우가 빈번히 일어나지 않는가? 주먹구구식으로 작성한 보고서를 인해 기대했던 실적에 미치지 못하는 일이 발생하지 않는가? 이런 일을 매일 겪는 모든 직장인들의 고민을한번에 해결해 주는 책! 아무리 복잡하고 어려운 과제도 30분이면 해치울 수 있는, 상대에게 말하지 않고 보여주기만 해도 해결되는 '보고서 잘 쓰는 법'이 여기 있다.



2,000명 이상의 마케터, 컨설턴트가 인정한 보고서 작성의 정석

컴퓨터 프로그램을 사용하지 말고 일단 손으로 직접 써라!



모든 보고서에는 일정한 규칙과 핵심 포인트가 있다. 흔히들 보고서를 쓸 때 처음부터 파워포인트를 열어 곧바로 작성한다. 그것은 밑그림도 그리지 않고 채색 작업을 하는 것과 마찬가지다. 보고서에 담겨야 하는 메시지가 정확히 표현되지 않고 목적과 타깃도 불분명하다 보니 구성이 엉성해진다. 정작 중요한 사항들은 부각되지 않고 무의미한 장식만 화려한 보고서가 되고 만다. 그것은 손으로 직접 쓰거나 그려보지 않았기 때문이다.

보고서의 내용을 상대에게 간단히 이해시키고 그 내용이 갖는 중요성과 가치를 전하려면 의미는 물론 의의를 쉽게 이해시켜야 한다. 우선 상대에게 보고서의 의미를 이해시키기 위해서는 정보의 양과 질이 적절해야 하고, 그다음에 머릿속 책장에 분명히 수납되기 쉬운 형태로 만든 후 적절한 인덱스를 붙여서 언제든 손쉽게 꺼내올 수 있는 상태로 만들어야 한다. 더불어 의의를 납득시키기 위해서는 먼저 내용에 논리적으로 허점이 없어야 한다. 그러나 단순히 논리적이기만 해서는 충분하지 않다. 감정적으로도 어필할 수 있는지가 키포인트이다. 논리성만 강조해서는 사람을 납득시킬 수 없고 행동을 유발할 수도 없다. 그러므로 머리뿐 아니라 감정적으로도 납득할 수 있는 보고서를 작성하는 것이 중요하다.

일단 노트에 자필로 메시지와 구성을 검토하고 자료를 잘 버무려 반죽하라. 생각이 정리되지 않은 채 슬라이드를 만들면 통일감은 사라지고 논지도 흔들린다. 그래프나 차트와 같이 눈에 보이기 위한 테크닉보다 목적과 타깃, 그리고 메시지를 명확히 보여주는 것이 더 중요하다.

이 책은 설득의 기본 수단인 보고서를 전달력 있게 구성하는 법, 외형적으로 이해하기 쉽게 만드는 법 등 보고서 잘 쓰는 모든 노하우를 담았다. 보고서로 설득하고 협상해야 하는 비즈니스퍼슨에게 한 단계 더 높은 설득의 기술을 선사할 것이다.



형식에 마음을 빼앗기지 말고 메시지 전달에 집중하라!

상대를 이해시키고 메시지가 전달되는 보고서의 작성 5단계



보고서를 작성하는 대부분의 사람들이 보고서를 근사하게 보이기 위해서는 힘을 쏟으면서도 보고서의 목적, 받아보는 상대, 그 내용에 대해서는 사실 충분히 고려하지 않고 있다. 그래서 이 책에서는 비즈니스에서 요구하는 보고서의 참 조건에 대하여 설명한다. 보고서는 상대를 '이해시키는' 것이 중요한데 본디 이해한다는 것은 어떠한 상태이고, 그 상태를 만들기 위해서는 무엇이 필요한지에 대하여 알아둘 필요가 있다.



이 책에서는 요리에 비유하여 보고서를 보는 사람을 배려하는 '친절한 마음'으로 보고서를 작성하는 방법을 5단계로 나눠 설명하였다. [Step 1]부터 [Step 3]까지는 목적을 달성하기 위해 타깃을 파악하고 어떻게 메시지를 전달해야 하는지 '친절한 마음'을 구사하여 생각해야 한다고 말하고, '의의를 이해해서', 결국 행동을 불러일으키기 위해 필요한 보고서 작성법에 대하여 소개한다. [Step 4], [Step 5]에서는 이해하기 쉬운 구성으로 알기 쉽게 시각화하기 위한 '요리의 테크닉'에 해당하는 기술에 대하여 말한다. 보고서 작성법이라 하면 흔히 [Step 4~5]에서는 '의미를 이해시키기' 위한 방법, 예컨대 슬라이드 레이아웃이나 컬러링, 차트 사용법 같은 눈에 보이기 위한 테크닉을 떠올리기 십상이다. 분명 보고서는 보기에도 좋아야 한다. 하지만 그것은 어디까지나 마지막 끝손질에 해당한다.

대량생산되는 것이 아니라 상대를 철저하게 생각하고 만든 요리라면 누구나 맛있다고 느낄 것이다. 압도적인 우위성을 자랑하는 기술이나 제품?서비스를 좀처럼 찾아보기 힘든 지금과 같은 시대에는 요리도 보고서도 상대를 배려하는 '친절한 마음'이 있어야 선택을 받을 수 있다고 믿는다.

그냥 술술 읽다 보면 어느새 보고서 잘 쓰는 노하우를 익히게 된다. 또한 한 눈에 쏙쏙 들어오는 도해 구상을 통해 자료 작성의 프로세스를 익히게 될 것이다. 이 한 권을 다 읽었을 때쯤 당신은 '친절한 마음'과 '테크닉'을 추구하여 많은 사람의 기억에 남는 '혼신의 보고서 한 장'을 작성할 수 있을 것이다.

프롤로그 왜 지금 보고서 잘 쓰는 법인가?



1장 잘 쓴 보고서에는 특별함이 있다

01 상대를 이해시키고 메시지를 전하는 보고서의 조건

02 상대가 '예스!' 하는 보고서를 작성하기 위하여

03 보고서가 갖춰야 할 세 가지 요건

04 상대를 이해시키고 메시지가 전달되는 보고서의 작성 단계



2장 '목적', '타깃', '메시지'를 명확히 하라 [의의의 이해를 돕는 보고서 작성법]

01 파워포인트를 먼저 가동해서는 안 된다

02 [Step 1 목적] 목적을 명확히 한다

03 [Step 2 타깃] 타깃을 알고 가설을 세운다

04 [Step 3 메시지] 메시지 & 스토리보드의 작성

05 목적, 타깃, 메시지를 생각하는 순서

06 야마다 군의 보고서 작성 스토리



3장 보고서의 구성을 생각한다 [의미의 이해를 돕는 보고서 작성법]

01 [Step 4 구성] 보고서 전체의 구성을 생각한다

02 [Step 4 구성] 슬라이드 내의 구성을 생각한다

03 [Step 4 구성] 구성의 응용



4장 정보의 질과 양을 최적화한다 [의미의 이해를 돕는 보고서 작성법]

01 [Step 5 시각화] 정보의 질을 높인다

02 [Step 5 시각화] 정보의 양을 적절히 한다



5장 비주얼 오브젝트 테크닉 [의미의 이해를 돕는 보고서 작성법]

01 [Step 5 시각화] 표를 가공한다

02 [Step 5 시각화] 그래프를 가공한다

03 [Step 5 시각화] 차트를 가공한다

04 [Step 5 시각화] 오리지널 차트 작성법



6장 비주얼 이펙트 테크닉 [의미의 이해를 돕는 보고서 작성법]

01 [Step 5 시각화] 비주얼 이펙트 테크닉

02 [Step 5 시각화] 컬러링

03 [Step 5 시각화] 일러스트

04 [Step 5 시각화] 애니메이션



7장 보고서의 질을 높이기 위한 힌트

01 '친절한 마음'을 키운다

02 요리의 테크닉을 향상시킨다

03 평가에 의한 보고서의 질 향상



에필로그 '친절한 마음'으로 보고서를 작성한다는 것

옮긴이의 말 보고서에 '친절한 마음'을 담아라

시미즈 구미코 저자 시미즈 구미코는 IBM 비즈니스 컨설팅 서비스(IBCS) 어소시에이트 파트너.

어패럴 분야 대기업을 거쳐 1998년 프라이스원터스워스컨설턴트(현IBCS) 입사. 신규 사업전략 입안 및 실행 지원, 컨설턴트 육성 및 강화, 프로페셔널 인재제도 설계 및 도입, 인재개발전략 및 실행 지원 등의 프로젝트를 주도하였다. 현재 기업변혁전략 컨설팅팀 리더와 IBCS 연수부문 리더를 맡고 있다. 프로젝트 매지니먼트 연수, 핵심스킬 연수, 리더 연수 등 사내외에서 연인원 1,000명의 컨설턴트를 지도 육성해 '프로를 기르는 프로'로 유명하다. 저서로는 [프로의 배우는 힘]이 있다.