보고서 말이 되게 써라

"왜 못 썼는지 모르는 당신에게"
"뭘 잘못 썼는지 모르는 당신에게"
"왜 말이 안 되는지 모르는 당신에게"

이 책은 오늘도 보고서, 기획서, 제안서를 쓰면서 반려를 고민하는 보통 팀원과 팀장을 위한 책입니다. 늘 글을 써서 보고하면서도 이게 말이 되는지 모르겠는 팀원. 늘 글로 보고받으면서도 무슨 말인지 모르겠는 팀장. 이런 보통 팀원과 보통 팀장에게 이 책을 권합니다.

이 책은 크게 다섯 부분으로 구성되어 있습니다.
1부 '보고서 용어를 이해하고 쓰자'에서는 보고서 작성의 기본이 되는 용어를 명쾌하게 설명합니다. 많은 직장인이 목적, 배경, 문제, 이슈, 원인, 이유, 전략, 과제, 효율, 효과, 실적, 성과, 통찰, 시사, 특징, 강점 같은 용어가 정확히 무슨 뜻인지 모릅니다. 목적을 써야 할 자리에 전략을 쓰기도 하고, 원인을 써야 할 자리에 현황을 쓰기도 합니다. 이 책은 우리가 흐릿하게 알고 있던 목차와 용어를 정확히 해석하고 무엇을 써야 제대로 쓴 건지 설명하고 있습니다.

2부 '글을 논리적으로 쓰고 확인하자'에서는 글쓰기의 논리를 설명합니다. 결론을 묻는 'So what?'과 근거를 묻는 'Why so?'는 상사나 고객이 말로 할 때 쓰는 논리입니다. 학교에서는 결론과 근거를 글로 쓸 수 있지만 비즈니스에서는 결론과 근거라는 목차 자체가 없습니다. 비즈니스는 절대적인 결론과 근거가 없고 상대적인 결론과 근거만 있습니다. 비즈니스에서 글을 쓸 때 사용하는 논리인 자료-사실-판단-주장을 쓰는 법과 확인하는 법을 같이 설명합니다.

3부 '빠르게 조사하고 정확히 분석하자'에서는 비즈니스 관점에서 조사하고 분석하는 방법을 설명합니다. 비즈니스는 늘 속도를 다투는 경쟁의 마라톤입니다. 한시라도 더 빨리 조사하는 정확도보다 더 중요합니다. 항상 경쟁을 고려해서 비교 분석하는 것이 분석 보고의 핵심입니다. 빠른 조사와 비교 분석을 자세히 보여줍니다.

4부 '상대를 고려해서 내용을 표현하자'에서는 내용을 표현하는 다양한 방법을 설명합니다. 같은 내용도 글, 표, 차트 등으로 다양하게 표현할 수 있고 상대에 따라 표현 형식도 달라집니다. '일목요연'한 보고서는 정확히 무엇이고 어떻게 써야 상대가 한눈에 내용을 파악할 수 있는지 구체적인 방법을 제시합니다.

마지막 5부 '제대로 지시하고 제대로 검토하자'에서는 지시와 검토 방법을 알려드립니다. 팀장이 팀원에게 보고를 지시할 때 질문해야 할 것이 있고, 팀원도 지시를 받을 때 팀장에게 질문해야 할 것이 있습니다. 팀원이 팀장에게 보고할 때 검토해야 할 것이 있고, 팀장이 팀원에게 보고받을 때 검토해야 할 것이 있습니다. 그 내용과 방법을 명확히 알려주고 있습니다.

보고서는 지시자와 보고자의 상호작용 결과입니다. 용어 하나를 두고 서로 다르게 이해해서는 제대로 소통할 수 없습니다. 지시와 작성, 보고와 검토 과정에서 서로가 같은 생각이 되어야 합니다. 서로 같은 말을 해야 합니다. 이 책은 서로가 같은 말을 하도록 도와줍니다.

1부. 보고서 용어를 이해하고 쓰자
1. 보고서 쓰는 목적을 알고 쓰자
2. 배경이 뭔지 제대로 알고 쓰자
3. 제안배경에는 미래 문제를 쓰자
4. 문제의 종류에 따라 쓰는 단어가 다르다
5. 이슈와 문제를 구분해서 쓰자
6. 원인을 파악해서 이유를 보고하자
7. 전략, 과제, 업무를 순서대로 다 쓰자
8. 효율과 효과의 분수를 알고 쓰자
9. 기대효과와 파급효과를 정확히 알고 쓰자
10. 실적과 성과의 차이를 알고 쓰자
11. 통찰과 시사의 뜻을 알고 쓰자
12. 특징, 장점, 강점의 차이를 알고 쓰자

2부. 글을 논리적으로 쓰고 확인하자
13. 장표에는 메시지를 꼭 쓰자
14. So what과 Why so가 되게 쓰자
15. 자료, 사실, 판단, 주장을 쓰자
16. 숫자를 쓸 때는 기술통계량을 쓰자
17. 사실이 아니라 정보를 쓰자
18. 사실을 알 수 있는 탬플릿을 쓰자
19. 사실이 2개면 사실 관계를 확인하자
20. 판단 기준이 적절한지 확인하자
21. 문장에서 사실, 판단, 주장을 분리하자

3부. 빠르게 조사하고 정확히 분석하자
22. 조사 대상과 범위를 미리 확인하고 조사하자
23. 다른 사람이 조사한 것을 활용하자
24. 현황은 원인과 결과로 분석하자
25. 데이터 설명을 분석이라고 쓰지 말자
26. 실적은 항상 계산해서 분석하자
27. 실적은 항상 전략과 함께 분석하자
28. 성과는 항상 비교해서 분석하자
29. 진척과 예측으로 목표를 분석하자
30. 업무 계획은 WBS로 분석하자
31. 구분과 분류를 알고 쓰자

4부. 상대를 고려해서 내용을 표현하자
32. 새로운 것을 설명할 때는 범주부터 쓰자
33. 설명이 길면 주석이나 첨부로 쓰자
34. 데이터에 누락과 중복이 있는지 확인하자
35. 보고하기 전에 예상 질문을 도출하자
36. 숫자를 표기할 때는 끝전을 잘 맞추자
37. 나열하지 말고 발췌해서 요약하자
38. 표를 사용하는 이유를 알고 쓰자
39. 표를 그렸으면 뭘 봐야 할지도 쓰자
40. 차트를 그렸으면 왜 그렸는지 쓰자
41. 이메일을 쓸 때는 밑에서부터 쓰자
42. 공문은 행정편람을 참고하자

5부. 제대로 지시하고 제대로 검토하자
43. 지시할 때 요요요 질문에 대답하라
44. 부서장이 가진 권한을 확인하자
45. 부서장의 권한을 제대로 행사하자
46. 문제를 균형 있게 보고했는지 확인하자
47. 파일 버전을 제대로 쓰게 하자
48. 다른 팀에 제대로 요청하게 하자
49. 우선순위를 정확히 알려주자
50. 목표는 예상, 의지, 결과로 검토하자
51. 주장이 타당한지 검토하자
52. 주장이 타당한지 묻는 질문 6가지
53. 주간업무보고를 우선순위로 검토하자

김철수 문과와 이과, 인문과 기술의 교차로에서 일 잘하는 방법을 쉼 없이 연구한다. 2000년에 한양대 국문과를 졸업하고 신사업 기획, IT 서비스 개발, 환경 엔지니어링, 기후변화 컨설팅 등의 일을 20년 했다. 지금은 디지털역량연구소를 운영하며 국내 10대 그룹, 정부출연연구기관, 광역지자체, 서울대 등에서 AI, 데이터, 기획, 보고, 인문학을 강의하고 책을 쓴다. 저서로 세종도서 추천을 받은 〈ChatGPT와 글쓰기〉, 〈데이터로 말해요! 데이터 중심의 사고 기획 보고의 기술〉, 〈RPA로 만드는 나만의 디지털 로봇 비서〉 등이 있다. 그밖에 베스트셀러로 〈팀장을 위한 보고서 검토 기술〉, 〈ChatGPT와 업무자동화〉, 〈개발자의 글쓰기〉, 〈감으로만 일하던 김 팀장은 어떻게 데이터 좀 아는 팀장이 되었나〉 등이 있다.