5만가지 생각 5가지 정리법

다섯 가지 도표로 갖가지 업무를 한 번에 정리!

몸이 두 개라도 모자랄 직장인들. 처리해야 할 업무는 쏟아지고, 업무에 대한 평가는 냉정하다. 실적을 올려 회사에서도 인정 받고, 보람도 느끼고 싶지만 말처럼 쉬운 게 아니다.

이 책의 저자 오쿠무라 류이치는20여 년의 직장생활을 통해 얻은 노하우로 '생각을 정리하는 기술'을 연구했다. 저자는 <트리 도표>, <벤다이어그램>, <매트릭스>, <점 그래프>, <플로 도표> 등 다섯 가지 도표만 있으면 모든 업무를 효율적으로 처리할 수 있다고 강조한다. 도표는 복잡한 생각이나 업무 중에 생기는 문제들을 단순하고 명쾌하게 정리하는 데 도움을 준다.

회의록을 작성하는 기본적인 업무부터 제품을 평균가의 반값에 제조하는 방법 등 복잡하고 어려운 업무까지 다섯 가지 도표만 있으면 모두 해결할 수 있다. 일 처리가 늦어 야근을 밥 먹듯이 하거나, 걸핏하면 상사의 핏대를 올리게 만드는 사람, 명확한 업무 이행으로 회사에 꼭 필요한 인물이 되고 싶은 사람이라면 다섯 가지 도표의 힘을 빌려보자. 다섯 가지 도표를 머릿속에 '탑재'하는 순간, 당신의 실적이 놀랄 만큼 올라갈 것이다.



비효율적인 업무와 딴 생각, 직장인의 이중고

2008년 기준으로 한국 근로자의 1인당 연간 근로 시간은 2,256시간으로, 경제협력개발기구(OECD)평균인 1,764시간에 비해 약 500시간이 더 많다. 다른 나라에 비해 한 달에 40시간 이상 더 일하는 셈이다. 처리해야 할 일이 유독 많아서일까? 아니면 업무 능력이 선진국 직장인들에 비해 크게 뒤쳐져서일까?

원인은 '효율성'이다. 지난해 5월 한 취업사이트에서 직장인 1,833명을 대상으로 설문한 결과, 비효율의 원인으로 '업무체계(59.4%)'를 가장 많이 꼽았다. 그 뒤로 '상사의 업무 욕심(38.6%)', '지나치게 많은 잡무(37%)' 등이 잇따랐다. 구조적인 문제만 있는 것은 아니다. 개인적인 이유도 큰 비중을 차지한다. 지난해 10월 한 글로벌 컨설팅 기업의 설문 조사에 따르면, 한국의 직장인들은 일에 대한 몰입도가 6%에 불과한 것으로 나타났다. 전세계 평균치인 21%에 크게 못 미치는 수치다. 비효율적인 구조와 유독 많은 '딴 생각'이 결합해 효율성이 떨어지는 것이다.



도표 다섯 가지로 효율성을 다섯 배 올린다

이 책은 직장 생활에서 맞닥뜨리는 다양한 어려움을 사례별로 제시한다. 그리고 이를 해결해 업무에서 효율성을 높이는 방법을 소개한다. 저자 오쿠무라 류이치는 일본 최고의 기업인 미쓰비시(MITSUBISHI)에서 20여 년간 근무하면서 '머릿속 생각을 도표로 정리하는 방법'을 연구했다. 그는 이를 바탕으로 <트리 도표>, <벤다이어그램>, <매트릭스>, <점 그래프>, <플로 도표>만 있으면 어떤 문제든 쉽게 해결할 수 있다고 강조한다.

가령 이런 식이다. 상사의 지시사항을 꼭 하나씩 빠트리는 '주의력 결핍형' 직장인은 중복되고 누락된 사항을 찾아 확실히 완수할 수 있게 하는 <트리 도표>룰, 성과도 없이 매일 야근하는 사람은 원인을 거슬러 올라가 근본 해결책을 찾는 <플로 도표>를, 중요한 서류를 찾느라 늘 허둥대는 사람은 업무를 분류하고, 정리해주는 <매트릭스>, 쏟아지는 업무가 감당이 되지 않는 사람은 일의 순서를 정해주는 <점 그래프>를 사용해 해결책을 마련할 수 있다. 나아가 각각의 도표를 응용해 도식을 만들면, 새로운 기획을 하는 방법이나 시중 가격의 반값으로 물건을 제조하는 방법 등의 복잡한 업무까지 어렵지 않게 수행할 수 있다.

이 책은 크게 네 장으로 구성되어 있는데, 각 장에는 상황별로 Case Study가 마련되어 있다. 총 12개의 Case Study를 꼼꼼히 보고, 뒷장에 실린 실전 문제까지 모두 따라 하다 보면, 복잡하고 많은 업무를 신속하고 정확하게 처리할 수 있을 것이다. 성과로 인정 받고 싶은 당신, '생각을 정리해 주는 다섯 가지 도표'로 업무의 달인이 되어보자!

들어가며 도표 다섯 가지만 그리면 모든 일이 풀린다!

도표 사용 가이드

도표 길잡이 : ① 상황파악을 위한 도표 찾기

② 대책검토를 위한 도표 찾기



1장 도표로 머릿속을 정리하자!

<도표>를 자유롭게 활용해서 일을 빠르게 해치우자!

어떤 상황이든 다섯 가지 <도표>만 쓴다

일 잘하는 사람은 <도표>를 많이 쓴다



도표 사용법 ①

눈앞의 문제를 정리하고 싶다! '상황파악 도식'으로 생각하자

필요에 따라 두 가지 도식을 나누어 쓴다

먼저 현재 상황을 파악하는 도표를 그려보자



도표 사용법 ②

어떻게 해야 좋을지 모르겠다! '대책검토 도식'으로 생각하자

대책을 세우기 위한 도표들로 도식을 만든다

헷갈리지 않도록 각 항목을 나누어 쓰는 것이 핵심!



2장 '상황파악 도식' 연습 문제

Case Study 1 문제 발견하기 <트리 도표>

상사가 지시한 일을 확실하게 처리하기

과거에 저지른 실수의 사례를 정리하면 실수 유형과 앞으로 유의할 점을 알 수 있다

Column 한 가지 도표만 사용하는 것은 아니다



Case Study 2 중복되는 문제 발견하기 <벤다이어그램>

반복되는 실수 원인을 찾아 해결하기

선배와 나는 뭐가 다를까?

도표로 차이를 정리해보자

Column 어떤 '차이점'을 찾아야 할까?



Case Study 3 분류하고, 정리하기 <매트릭스>

필요한 서류를 한 번에 찾아내기

서류 정리의 목적을 생각하자

일목요연한 도표는 무엇일까?

Column <매트릭스>는 2×2만 있는 것이 아니다



Case Study 4 숫자로 나타내기 <점 그래프>

내 업무 능력 어필하기

우리 부서의 매출액은 변함없지만 내 공헌도는 높아졌다

사람들에게 알리고 싶은데 어떻게 해야 할까?

Column 어떤 지표를 선택하느냐에 따라 도표가 바뀐다



Case Study 5 원인을 찾아 거슬러 가기 <플로 도표>

야근에서 벗어나는 법

'왜?'라고 계속 질문하면서 원인을 향해 거슬러 가다 보면

문제의 배경, 현재 상황, 근본적인 원인을 알 수 있다

Column 필요 없는 '공통점'은 생략하라



3장 '대책검토 도식' 연습 문제

Case Study 6 원인은 한 가지만 있는 게 아니다 <트리 도표>

회의를 일찍 끝내는 방법

회의가 길어지는 이유는 무엇일까?

일단 생각나는 것부터 써서 도표로 그리자

Column <트리 도표>의 기본 가지에 없는 항목이 나오면 어떻게 할까?



Case Study 7 그룹화하기 <벤다이어그램>

부하직원에게 지시 내용 제대로 전달하기

다양한 의견을 한곳에 모으기 좋은 도표는?

키워드를 알면 대책이 보인다

Column 그룹화하는 기준으로는 무엇이 좋을까?



Case Study 8 두 가지 시점으로 정리하기 <매트릭스>

납품일을 못 맞추는 이유는 무엇일까?

힌트! 실패한 사례를 그룹화하자

핵심은 어떤 시점으로 보느냐다

Column 두 가지 시점은 가능한 한 달리한다



Case Study 9 순서 정하기 <점 그래프>

쏟아지는 업무의 우선순위 정하기

모든 직장인의 고민을 말끔히 해결한다

우선순위를 정하는 데 가장 적합한 도표는?

Column 지표를 바꾸면 우선순위가 바뀐다



Case Study 10 인과관계를 따라 거슬러가기 <플로 도표>

짧은 시간에 새로운 기획을 하는 방법

마감이 급할 때는 도표를 그려 전체적인 흐름을 되짚어보자!

어떤 항목에 초점을 맞추는가?

Column 왜 자전거 매출을 예로 드는가?



4장 한 단계 높은 수준의 연습 문제

Case Study 11 <트리 도표> + <벤다이어그램>

경쟁사에 일을 빼앗길지도 모른다!

과거의 경험을 토대로 타사와 자사의 차이를 파악하고,

'상황파악'에서 '대책검토' 순으로 도표를 작성한다



Case Study 12 <플로 도표> + <점 그래프>

반값으로 상품을 제조해줄 회사를 찾으려면?

어떤 제품일 경우에 일을 맡는가?

업계 상황을 파악해 가장 알맞은 거래처를 고르는 방법을 찾는다



Supplement 적절한 도표를 만들기 위한 일문일답



도전 연습 문제

부하직원이 치명적인 제품 결함을 숨겼다는 사실을 알았을 때

도전 연습 문제의 해설

상황파악 도식

대책검토 도식

오쿠무라 류이치 저자 오쿠무라 류이치는 1968년 일본 가나가와(神奈川) 현에서 태어났다. 1994년 와세다(早?田) 대학교 대학원 이공학연구과 석사과정을 수료하고, 같은 해에 미쓰비시(MITSUBISHI) 종합연구소에 입사했다. 20여 년의 직장생활을 바탕으로 '생각을 정리해 문제를 해결하는 방법'을 연구했다. 현재 미쓰비시 종합연구소 주임연구원으로 재직 중이다.