행사 길잡이, 이제 행사가 보인다

세계에서 가장 행사를 성공적으로 치르는 나라로 정평이 나 있는 '대한민국'

이제 그 노하우와 인프라만 잘 활용해도 행사를 성공으로 이끌 수 있다!



우리나라는 세계에서 가장 행사를 성공적으로 치르는 국가로 정평이 나 있다. 그 이유는 능력있는 국제회의 전문기관이자 행사 기획 및 대행 전문기관(PCO)이 전국에 많기 때문이다. 이런 인프라는 정부를 비롯한 여러 기관에서 국제 행사 유치, 행사 지원 등을 적극적으로 했기에 구축된 것이다.

이런 훌륭한 인프라를 적극 활용하면 행사 준비와 진행을 보다 효율적으로 할 수 있다. 그럼에도 행사는 매번 어려워서, 치밀하게 기획하고 진행해도, 준비와 실행 과정에서 수많은 굴곡과 난관이 발생한다. 행사 책임자는 이런 굴곡들을 슬기롭게 헤쳐 나가기 위해 최선을 다하지만, 참가자 모두를 만족시키는 데는 한계가 있다. 지나고 나면 항상 '그때 왜 그랬을까?' 하는 후회와 아쉬움이 남는다.



아는 만큼 보이고, 아는 만큼 쉬운 게 행사다. 마이스(MICE, 국제회의전담기구) 산업이 우리나라 융·복합 산업의 플랫폼으로써 매우 중요한 자리매김을 하고 있는 시점에, 이 책은 대형 국제 컨퍼런스를 성공적으로 완수한 공공기관 실무 책임자로서의 경험을 바탕으로, 행사 주최자의 관점에서 준비해야 할 내용을 세밀하게 다루고 있다. 행사를 준비하는 과정에서 발생하는 수많은 변수들에 대한 모든 대처 방안을 가지고 행사를 치르기란 사실상 불가능하다. 하지만 행사 책임자가 원칙을 공유하고 정확하게 지키면, 발생하는 굴곡과 난관을 보다 완만하고 보다 쉽게 헤쳐 나갈 수 있을 것이다.



이 책은 행사 진행 과정에서 지켜야 할 원칙과 사례들을 통해, 모든 행사 준비 팀이 지금도 겪고 있을 고충이 조금이나마 줄어들기를 바라는 마음으로 쓰였다. 행사에 관한 지식은 물론 경험사례를 통해, 행사 담당자들, 특히 행사 대행사(PCO)에 처음 입문한 신입 직원들의 교본으로 활용 가치가 클 것이다.

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제1부 행사 굴곡과 왜 그랬을까



1. 행사 준비와 진행상의 굴곡 014

2. 행사 준비, 왜 그랬을까? 036



제2부 행사 이해



1. 행사란? 052

2. 행사의 종류 053

3. 행사에서 주최와 주관의 의미 054

4. 의전이란? 055

5. 행사의 구성 057

6. 행사의 성공요인 058



제3부 행사 기획



1. 행사의 구상과 기획 062

2. 행사 전담조직 구성 및 운영 068

3. 시행 계획 072

4. 항목별 세부 계획 073



제4부 행사 준비



1. 기본 인프라 구축 076

2. 프로그램 082

3. 회의 091

4. 행사 장소 선정 및 일시 결정 094

5. 행사 관리 100

6. 행사 참가자 초청 및 편의 제공 106

7. 영접 및 의전 120

8. 홍보 133

9. 연설문 작성 146

10. 인쇄 및 제작물 150

11. 진행요원 154

12. 행사장 구축 164

13. 축하 공연 170

14. 행사 준비현황 보고 및 시나리오 172

15. 행사용품 준비 178



제5부 행사 진행



1. 행사 대행사(PCO) 능력과 역할 활용 184

2. 사전 점검 185

3. 진행요원 배치 191

4. 등록 및 안내 193

5. 행사 진행 196

6. 홍보 지원 203

7. 환송 207



제6부 마무리 및 사후관리



1. 감사 인사 210

2. 행사 결과 정리 214

3. 설치 및 홍보물 철거 218

4. 홈페이지 폐쇄 220

5. 뒤풀이 221

6. 사후관리 222



참고자료 목록 224



부록 1 행사 기준 및 사례 225

부록 2 국제 행사 일반 293

부록 3 MICE 산업 현황 327

이근순 충남 천안에서 출생하여, 아우내 장터에서 초·중학교를 졸업했다. 이후 일반인들과는 달리 서울, 울산, 광주, 대전 등에서 고교, 대학, 대학원 과정을 마쳤다. 수학한 전공도 기계, 원자력, 경영, 기술경영 등으로 남들과는 사뭇 다르다. 열악한 환경을 극복하고 항상 새로운 도전을 하고 있다.

1983년 한전에 입사하여 8년간 원자력발전소 현장을 누볐으며, 한전에서 약 18년간 연구기획과 기술정책 업무를 수행했다. 2011년 6월 한수원으로 전적하여 연구전략실장을 역임하고, 현재 한수원 중앙연구원에서 기술센터장을 맡고 있다. 그동안 다양한 행사를 주도적으로 치렀다.

담당했던 주요 행사는 전력 그룹사 모두가 참가한 『2011 KEPCO 연구개발 성과 발표회』, 산업부가 주최하고 한수원이 주관한 『원전안전 결의대회』, 세계 정상행사와 연계 개최한 『2012 서울 원자력 인더스트리 서밋』 그리고 『한수원 중앙연구원 개원식』, 『2012 원자력의 날』, 『2013 Nu-Tech 컨퍼런스』 등이 있다.