업무의 90%는 준비에서 결정된다(팀장의 서재 4)

일을 잘한다는 것은 곧 준비를 잘한다는 것이다
남들보다 10분 일찍 퇴근하면서도 결과를 내는 사람들의 비밀

회사에서 일을 하다 보면 열심히는 하는 것 같은데 늘 허둥대고 언제나 업무에 치여 사는 사람들이 있다. 반면 비슷한 업무를 하는데도 항상 다른 사람보다 10분 먼저 퇴근하면서 여유롭게 일을 해내는 사람들도 있다. 이 두 사람의 차이는 무엇일까? 바로 여유롭게 일을 해내는 사람들은 항상 준비에 시간을 투자한다는 것. 실제로 그들은 준비에 시간을 들일수록 작업 시간이 짧아진다는 것을 아주 잘 알고 있다. 그래서 어떤 일이 들어와도 '준비는 철저하게, 일의 속도는 빠르게'라는 자세를 유지한다. 결국 이들은 아무리 시간이 없고 일이 많아도 결국 자신의 속도대로 늘 좋은 결과를 만들어낸다.

뛰어난 준비 능력 하나로 일본 최고의 유통기업 리쿠르트의 말단 직원에서 대표까지 올라간 저자는 자신도 과거에 '마감 시간'을 제때에 못 지켜 곤란했다고 한다. 일을 열심히 하다 보니 예상보다 시간이 오래 걸리는 건 예사였고, 방향성이 달라 처음부터 일을 다시 하는 때도 많았다. 그러다 일 잘하는 선배의 업무 습관을 관찰한 뒤 자신에게 부족한 것은 '준비'였다는 것을 깨달았다. 그때부터 일에 몰두하기 전에 사전 준비를 하는 데 시간을 들였고, 그러다 보니 모든 일이든 제때에 잘해내는 '일 잘하는 사람'이 되었다.

어떻게 '잘' 준비하는 지 알려주는 최고의 책!
업무를 시작하기 전에 하는 준비는 이런 것이다!

그렇다면 어떻게 '잘' 준비를 해야 할까? 《업무의 90%는 준비에서 결정된다》에서 저자는 크게 두 가지만 알아도 준비에 필요한 90퍼센트는 해결된다고 한다. 첫 번째로 업무가 생기면 전체를 그려보고, 작업을 나누고, 작업별 소요 시간을 계산해야 한다는 것이다. 특히 저자는 소요 시간을 중요하게 생각하는데, 소요 시간이 작업 관리의 본질이라고 여기기 때문이다. 조금 덜 완벽해도 소요 시간 안에 과제를 끝내지 않으면 어떠한 일도 소용이 없다. 소요 시간을 잘 계산하기 위해서는 먼저 5W1H 방법을 통해 전체를 그려야 한다. 그리고는 해야 할 업무들을 나열한 뒤 주 작업, 부수 작업, 낭비 작업으로 나눈다. 이 두 과정이 선행되면 작업 대부분의 소요 시간을 명확하게 알 수 있다.

두 번째는 '일정 짜기'이다. 치밀하게 계산된 소요 시간과 잘게 나눈 작업들을 바탕으로 스케줄을 찌는 단계다. 주 작업, 부수 작업, 낭비 작업으로 나눠 프라임(Prime) 시간대에 중요한 것 순서대로 분배한다. 그러고는 각각 업무의 '나만의 마감 기한'을 정한다. 중요하지 않은 작업들은 자투리 시간을 만들어 처리한다. 일정을 세울 때 자투리 시간까지 포함시켜야 함은 당연하다.
어떤 일이든 시작하기 전에 위의 과정으로 준비에 시간을 들인다면 마감 기한 안에 못 해낼 일은 없을 것이다. 이 단계는 몇 번만 반복하면 자연스럽게 무의식에 기억된다. 그때 당신은 어떠한 스트레스 없이 자연스럽게 일을 해내는 자신을 발견하게 될 것이다.

이 외에도 업무 시작 전 1분 준비법, 업무 우선순위 점수 매기는 법, 퇴근 시간 강제 당기는 법, 준비 방법을 일상생활에 적용해 여유를 갖는 일상 법, 갑자기 들어오는 업무를 준비하는 법, 준비를 한 후 실제 업무를 진행할 때 순조롭게 하는 방법 등 당장 써먹을 수 있는 수많은 팁도 소개한다. 또한 이 책은 바쁜 직장인들을 위해 곁에 두고 볼 수 있도록 매 꼭지마다 핵심 내용을 일목요연하게 도식화한 일러스트를 담았다. 회사 생활하면서 어려움에 직면할 때마다 책을 꺼내들어 본인에게 필요한 내용을 본 뒤, 그대로 실천하기만 하면 된다. 이 한 권만 가지고 있으면 회사에서의 어떤 어려운 상황이 와도 여유 있게 대처해낼 수 있는 것이다.

열심히만 일하는 사람이 제일 쓸모없다
업무도 여유롭게! 일상도 여유롭게!

이제 몸을 불살라가며 야근으로 회사에 대한 충성을 증명하는 시대는 끝났다. 일에 앞서 여유 있게 준비를 잘하는 사람만이 '일 잘하는 사람', '함께하고 싶은 직장 동료'로 취급받는다. 이를 위해 회사원이라면 반드시 '준비 능력'을 키워야 하며 《업무의 90%는 준비에서 결정된다》는 신입사원, 입사 3~5년차 직장인에게 최고의 필독서라고 하겠다. 이 책을 늘 가까이 하여 회사 생활도 여유롭게, 일상도 여유롭게 완전히 다른 인생을 살아보는 건 어떨까. 새로운 날들이 펼쳐질 것이다.

제1장. 업무의 90%는 준비에서 결정된다. 이것은 불변의 진리!
1. 야근 없이도 결과를 내는 사람은 이것이 다르다
- 작업 속도, 도구의 문제가 아니다
- 철저한 준비를 하는 사람 vs. 충동적으로 일에 뛰어드는 사람
- 미래를 내다본 행동을 하라

2. 일정을 채워 넣을수록 오히려 여유가 생긴다
- '이때가 비어있다'는 것을 알면 편해진다
- 여유 있는 사람이 일을 잘한다

3. 무작정 눈앞의 업무에 달려들지 않는다
- '업무가 들어온 순서'와 우선순위는 일치하지 않는다
- 절대 무작정 서류를 작성하지 마라

4. 사전 준비가 90퍼센트는 진리다
- 시작하기 전, 먼저 전체를 그려라
- 마감에 맞춰 높은 퀄리티로 제출하는 기술

5. 자신의 시간당 비용을 생각해 본 적이 있는가
- 그 업무의 보상을 명확히 설명할 수 있는가
- 일의 시간당 비용 측정 법

6. 일찍 퇴근하고 싶다면 퇴근 시간을 정하라
- 야근을 하는 것은 야근을 전제로 일하기 때문
- 퇴근길에 일정을 잡아 두자

제2장. 언제나 여유 있게 일하는 사람이 반드시 체크하는 것
7. 어떻게 업무의 딜레마에서 벗어날 것인가
- '과제는 무엇인가'를 먼저 생각하기
- '과제-선택지-대책'의 순서로 정리하기

8. 길 잃은 직장인들을 위한 가장 단순한 목표
- 인사평가 높이기에 집중해본다
- 요구받는 역할을 기대 이상으로 수행하기

9. 그 자료, 정말 시간을 들일 가치가 있는 것일까
- 일 잘하는 사람도 쉽게 빠지는 '수단의 목적화'

10. 처음부터 다시 하는 사태를 90% 막는 방법
- 상사에게 수시로 퇴짜를 맞는다면
- 초반의 잦은 조정이 중요하다
- 자기 일의 재량권을 되찾는 기술

11. 70점의 완성도로 끝마치는 용기를 갖는다
- 혼자 힘으로 할 수 없다는 것을 인정하라
- 초안의 상태여도 괜찮다

12. 혼자 끝없이 생각하기보다 다른 사람에게 먼저 물어보라
- 당신의 일이 오늘도 끝나지 않는 이유
- '이거 해봤어?' 해본 사람은 안다

13. 준비를 잘하는 사람은 업무의 미래를 본다
- 완전히 예측에 실패했던 신칸센의 차내 커피 판매
- 이 일의 영향을 끼치는 사람은 누구인가

14 5W1H를 활용해 체계적으로 종이에 정리한다
- 5W1H로 분해한다
- 온갖 사태를 상상해놓는다

제3장. 여유가 넘치는 사람의 비결 1 '일정 짜기'
15. 제1원칙, 무엇이든 마감 이틀 전에 제출하기
- 마감 기한에 딱 맞추려고 하니까 허둥대게 된다
- 나만의 마감 기한을 설정하면 평가도 오른다

16. 일정은 들어오는 것이 아니라 집어넣는 것이다
- 2주 전에는 다이어리를 80퍼센트 채워놓는다
- 자투리 시간을 돌발적인 용무에 사용한다

17. 할 일 목록의 핵심은 소요 시간이다
- 작업의 40퍼센트가 미완료로 끝나는 이유

18. 오늘 할 일을 아침에 정해서는 너무 늦는다
- 전날까지는 할 일 목록을 작성해 놓는 것이 철칙

19. 아주 전략적인 '뒤로 미루기' 기술
- 모든 작업이 긴급한 안건으로 보인다면
- 오늘의 일을 최대한 줄인다는 발상

20. 그 이메일, 그 자료, 정말로 필요한 것일까
- 주 작업, 부수 작업, 낭비 작업으로 분류한다

21. 소요 시간을 설정할 때는 비관주의자가 돼라
- '30분 안에 끝내자.'라고 결정하고 시작한다
- 5분씩 단축을 목표로 삼는다

22. PDCA에서 가장 중요한 것은 'C=반성'이다
- 무작정 실행하면 같은 실수를 반복한다
- 계획대로 되지 않은 이유는 무엇인가

23. 미친 듯이 바쁜 시기를 똑똑하게 넘기는 법
- 작업 하나하나를 자세히 살펴본다
- 간트 차트로 조정한다

24. 다이어리는 그 무게를 감수하며 들고 다닐 가치가 있다
- 이것만큼 가벼운 게 없다
- 직접 손으로 쓰는 것의 위대함

제4장. 여유 있게 일하는 사람의 비결 2'1분 습관'

25. '1분 동안 무엇을 할 수 있을까?'를 생각하는 습관
- 지하철, 버스에서 할 수 있는 것들
- 소중하지 않은 시간은 없다

26. 무엇이 비효율적인지는 그만둬 보면 안다
- 매일 아침 회의를 주 2회로 줄일 수 없을까
- 무의식적인 습관을 경계하라
- 우선순위 점수를 매겨라

27. '끝내기 좋은 타이밍'은 영원히 찾아오지 않는다
- 다이어리에 종료 시간도 적어 넣는다
- 알람을 맞춰 놓는 것도 좋다

28. 귀찮은 일일수록 먼저 하면 인생이 달라진다
- 약속 시간에 늦는 사람의 공통점
- 편한 일, 좋아하는 일일수록 마지막에 한다

29. 프로들은 일을 줄이는 법을 안다
- 자료 작성은 정형화해서 빠르게 처리하라

30. 이메일은 30초 이내에 작성하는 것이 철칙
- 용건은 간단하게, 내용은 정중하게

31. 회의나 미팅은 10분의 1로 줄일 수 있다
- 무의미한 회의를 줄이기 위한 원칙 8가지

32. 사무실이 아니어도 업무를 볼 수 있다
- 집중할 수 있는 장소를 찾는다
- 시공간에 얽매이지 않고 일하는 방법

제5장. 여유 있게 일하는 사람이 일상도 여유롭다

33. 일정의 선택권을 상대에게 맡기지 않는다
-상대가 나의 일정에 맞추게 하는 방법

34. 거절을 잘하는 사람이 일도 잘한다
- 거절 못하는 사람은 친절한 사람이 아니다
- 대안을 제시하는 것이 포인트

35. '내가 직접 하는 편이 빨라.'는 잘못된 발상
- 일단은 좀 더 주위 사람들에게 의지하자

36. 성공한 사람들이 실패를 다루는 법
- 즉시 대응책을 수첩에 적는다
- 실패를 받아들이는 사람의 태도

37. 10년 후에 몇 살인지 생각하면 한가하게 야근할 여유는 없다
- 지금밖에 할 수 없는 일들
- 야근하지 않는 것은 동료나 후배를 위해서이기도 하다

38. 오늘부터 매일 10분 일찍 퇴근해 보기
- 약간의 궁리로 달성할 수 있는 목표
- 남은 시간에 무엇을 해야 할까

이바 마사야스 ##伊庭 正康
1991년에 리크루트그룹에 입사해 영업직으로서는 치명적인 낯가리는 성격이지만, 4만 건이 넘는 영업 활동으로 이를 극복했다. 인재 영업부 소속 연간 최우수 사원 4회 등 사내 표창을 누계 40회 이상 받았으며, 영업부장, 계약사 대표를 역임했다. 2011년 'RASISA LAB'이라는 회사를 설립해 리크루트그룹 시절 배운 영업 역량을 바탕으로 한 영업력 강화, 리더십, 팔로우십, 시간 관리, 스트레스 관리 등에 관한 연수와 강연, 코칭을 진행하고 있다. 연간 200회 이상 기업 연수를 진행하고 있으며, 재수강률은 90퍼센트가 넘는다. 저서로 《일 잘하는 리더는 이것만 한다》, 《목표를 달성하는 리더가 절대로 하지 않는 팀 운영 방법》, 《실적을 내는 사람은 반드시 한다! 일을 즐겁게 만드는 방법》 등 다수가 있으며, 니혼게이자이신문을 비롯해 각종 경제지 등 다양한 대중매체에서 소개된 바 있다.