문서작성 최소원칙(개정증보판)

명료한 글이 능력 있는 사람을 만든다
회사에서 글쓰기를 잘 하면 어떤 이점이 있을까? 상사, 제휴사, 클라이언트에게 보내는 문서를 읽기 쉽게, 보기 좋게 작성하면 회사에 대한 긍정적인 이미지를 주고 판매·매출을 증진시킬 수 있다. 회사에서 사용하는 문서는 시나 소설처럼 은유적으로 표현하거나 복선·암시 등을 넣지 않는다. 전달하고자 하는 내용을 명확히 전달하면 그걸로 끝이다. 업무적으로 소통하기 위해 작성하는 문서는 전달하는 내용에만 집중하면 된다. 특별한 기술은 필요 없다. 소통하기 위한 글쓰기를 복잡하게 접근하면 핵심을 전달하기 어렵다. 직장인이 글을 특별하게 잘 쓸 필요는 없다. 직장에서는 글을 잘 썼다고 특별히 표가 나지 않는다. 하지만 글을 못 쓰면 표가 확 난다. 문서작성에는 뛰어난 글재주가 아니라 정확한 단어를 사용하고 누구나 알 수 있게 명료하게 표현하는 능력이 필요하다. 직장에서는 보고를 잘 하는 사람, 문서를 잘 만드는 사람을 일 잘 하는 사람으로 평가한다.

문서작성 최소원칙 개정증보판 : 기획서 보고서 제안서 글쓰기
《문서작성 최소원칙 개정증보판》은 기획서, 보고서, 제안서 등의 문서를 작성할 때 지켜야 하는 원칙을 설명한다. 개정증보판에는 가치 있는 정보를 만드는 방법, 문서작성을 잘 했을 때 얻는 이점, 문서의 정리·정돈·폐기 등의 내용을 추가했다. 문서를 작성하는 직장인이 가져야 하는 마인드와 생각을 정리하는 방법도 소개한다.
문서를 작성할 때 지켜야 하는 원칙이 있다. 문서를 작성하는 이유를 분명히 알아야 하고 문서를 읽는 사람이 요구하는 것을 간결하되 깊이 있는 내용으로 써야 한다. 회사에서는 말보다 글로 하는 커뮤니케이션을 더 선호한다. 말보다는 글이 더 정확하기 때문이다. 비즈니스가 복잡해질수록 문서와 기록의 중요성은 부각된다. 직장인은 하루 일과 중 상당한 시간을 문서를 작성하는 데 쓴다. 인터넷, 인트라넷, 스마트폰 메신저, 업무용 메신저, SNS 등 계속해서 무언가를 쓰면서 소통한다. 커뮤니케이션 도구가 다양해지면서 글쓰기 비중은 계속 커지고 있다. 이 책은 직장인이 보고서, 기획서, 제안서를 쓸 때 지켜야 하는 원칙을 설명한다. 이 책에서 설명하는 문서작성 최소원칙만 지켜도 문서작성을 못한다는 말은 듣지 않을 것이다.

머리말

차례



Part 1 비즈니스 문서를 간결하게 써야 하는 이유

● 정보 과잉 시대에 단순해지기를 원하는 사람들

더 많은 일을 하기 위해서 시간을 관리한다

3분마다 다른 생각을 하는 직장인

멀티태스킹의 시대는 가고 단순함과 간결함의 시대가 왔다

● 레스 이즈 모어

간결할수록 더 많은 내용을 전달한다

간결함 VS 있어 보이는 모양

가벼운 간결함과 깊은 간결함

디지털 리터러시 스킬

● 무수히 많은 정보와 가치 있는 정보

두 마리 토끼를 쫓지 마라

가장 중요한 일에 집중한다

한 번에 하나의 정보에 집중한다

자료, 수집만큼 폐기도 중요하다

무수히 많은 정보는 선택을 포기하게 만든다

찾기 쉬운 정보는 가치가 없다

가치 있는 정보를 만드는 방법

현장의 소리를 문서에 담자

문서를 작성하는 이유를 이해하자

논리가 문서의 전부는 아니다

● 쉽게 표현하자

문서를 보는 사람의 눈높이에 맞춘다

쉬운 영어 쓰기 운동

읽기 쉬운 보고서가 좋은 보고서다

● 쉬운 언어 쓰기 운동

읽기 어려운 문서가 사람을 죽인다

전문용어를 사용해야 할 때가 있다

쉬운 언어로 문서를 작성해야 하는 이유

● 읽고 싶은 동기를 유발하자

비즈니스 문서에 동기유발 시퀀스를 적용하자

결론을 먼저 보여주면 읽고 싶은 동기가 생긴다

문서를 읽고 싶게 만드는 세 가지 요소

●최종 목표는 아이디어를 명확하게 전달하는 것

맞춤법이 전부는 아니다

명확한 내용이 먼저고 문장·맞춤법은 그 다음이다

좋은 글과 나쁜 글의 기준

● 비즈니스 문서에 대한 사소한 오해들

서식만 채워 넣는 건 비즈니스 문서가 아니다

감성적으로 써야 하는 비즈니스 문서도 있다

너무 짧으면 무례하고 너무 길면 지루하다

서식에 내용을 채워 넣기도 어렵다

● 세계 명문 대학의 글쓰기 수업

대학에 입학한 후에 배우는 학문적인 글쓰기

엄청난 양의 글을 써야 하는 하버드대학 학생들

스탠포드대학의 글쓰기와 수사학 프로그램

예일대학의 글쓰기 자격 요건 과정

우리나라 학생들의 글쓰기

● 명료한 글이 능력 있는 사람을 만든다

글쓰기 능력으로 직원을 평가하는 글로벌 기업들

비즈니스 문서작성은 절대로 어렵지 않다

문서작성을 잘 했을 때 얻는 이점



Part 2 비즈니스 문서를 작성할 때 알아야 하는 것들

● 전문가들은 페이퍼 워크에 능하다

회사에서 작성하는 문서의 종류

문서로 남기면 더 정확하다

문서의 정리·정돈

● 비즈니스 문서를 쓰는 목적을 먼저 생각하자

문서의 목적에 맞는 오피스 프로그램을 사용하자

● 파워포인트가 전부는 아니다

발표는 파워포인트가 아니다

현대카드의 PPT 금지령

비즈니스 문서를 작성하는 과정

● 비즈니스 문서는 결론부터 쓴다

핵심 메시지·결론을 먼저 보여준다

결론을 먼저 보여주면 메시지 전달 효과가 크다

결론을 앞·뒤에서 두 번 보여주는 양괄식의 장점

결론을 마지막에 보여주는 문서도 있다

● 비즈니스 문서작성에 필요한 메모의 기술

메모는 유능한 기획자들의 공통적인 습관

낙서처럼 하는 메모도 효과가 있다

메모는 다시 확인할 때 가치가 배가 된다

● 읽는 사람에게 충실해야 좋은 비즈니스 문서다

비즈니스 문서의 목적과 대상

문서를 읽는 사람의 입장에서 작성한다

읽는 사람에 따라 달라지는 문서의 형식과 문체



Part 3 비즈니스 문서에서 지켜야 하는 문법

● 비즈니스 문서의 목적과 내용

문서를 작성하는 이유를 기억하자

문서를 작성하는 궁극적인 목적

● 좋은 비즈니스 문서의 조건

문서를 잘 쓰면 작성자도 높게 평가된다

짧은 문장이 이해하기 쉽다

짧은 문장, 쉬운 표현으로 쓰기

읽는 사람이 이해하기 쉬운 문서가 좋은 문서다

● 비즈니스 문서의 문장과 표현 방식

누구나 이해할 수 있는 문장과 표현

문서를 읽는 사람에게 맞춘 표현 방식

설명·설득을 위한 문서의 표현방식과 구성요소

개조식으로 써야 할 때와 쓰지 말아야 할 때

개조식 표현과 서술형 표현의 장단점

개조식 표현의 장단점

● 보고서에서 사실과 의견의 구분

사실과 의견을 표현하는 방법

문서를 읽는 사람의 이익을 핵심 메시지로 정한다

● 제목만 보고도 내용을 알 수 있어야 한다

주의를 집중시키는 제목

중요한 문서, 시급한 문서, 읽고 싶은 제목의 문서부터 본다

제목·부제에서 키워드를 보여준다

내용을 한눈에 알 수 있는 제목

● 비즈니스 문서에서 지켜야 하는 표현 규칙

공식적인 문서에는 존댓말을 사용하지 않는다

숫자는 아라비아 숫자로, 단위는 영문으로 표기한다

비즈니스 문서를 구성하는 세 가지 요소

비즈니스 문서의 번호 코드 계층 표시

계층을 표시하려면 짧은 문장으로 써라

● 설득하는 비즈니스 문서에 적용하는 6가지 법칙

비즈니스 문서 작성의 제1원칙 '정확하게 표현하기'

구체적인 설명이 설득력을 높인다

설득력을 높이는 문서의 구성

● 비즈니스 문서에 시각자료를 이용하는 방법

설명보다 그래프가 효과적일 때가 있다

의견·주장에는 수치로 표현된 자료를 보여준다

시각화 자료의 종류

단순하게 표현한 시각자료가 더 효과적이다

시각자료로 생각하고 표현하는 비주얼 싱킹

● 의사소통을 위한 문서와 문제해결을 위한 문서

업무 성격에 따른 문서의 종류

의사소통을 위한 비즈니스 문서

문제해결을 위한 비즈니스 문서

개선안을 보완하는 방법



Part 4 보고서 작성하기

● 보고서의 핵심은 앞으로의 계획이다

내용을 구상하고 자료를 조사한 다음 쓴다

앞으로 어떻게 할 것인지가 보고서의 핵심이다

보고서의 결론은 앞으로의 실행에 초점을 맞춘다

● 상사가 좋아하는 보고서와 싫어하는 보고서

상사가 좋아하는 보고서 유형

상사가 싫어하는 보고서 유형

상사가 원하는 스타일에 맞춘다

● 보고서를 읽는 사람에 대한 분석

누구를 위해서 보고서를 쓰는가

독자를 분석하면 핵심이 명확해진다

기계적으로 작성한 보고서에는 핵심이 없다

● 보고서의 유형은 목적에 따라 달라진다

보고서의 세 가지 유형

보고서 유형에 따른 내용 구성

잘 쓴 보고서는 질문이 나온다

보고서를 작성한 다음 상사의 질문에 대비한다

● 자주 쓰는 보고서

보고서의 여러 가지 기능

마케팅 활동 결과와 거래처 담당자 미팅 내용의 보고

일일업무보고서·주간업무보고서와 월간업무보고서

● 보고서 작성의 세 가지 원칙

핵심을 분명하게 보여준다

정량적 표현을 사용한다

논리적인 흐름에 따라 작성한다

● 6하 원칙과 MECE

논리적인 보고서를 만드는 도구

논리적인 보고서는 차례부터 다르다

● 결과보고·중간보고·문제보고·변동사항보고

결과보고와 중간보고

문제보고와 변동사항보고



Part 5 기획서 작성하기

● 기획력은 기업을 만들고 유지하는 힘이다

기획서의 핵심 메시지는 개선방안·문제해결방안

기획과 계획의 차이

논리적인 기획과 합리적인 기획

설득적인 기획과 차별화된 기획

● 기획서 작성을 위한 정보수집과 발상

정보 수집보다 정보 선택이 중요해진 시대

기획서는 항상 최신 상황을 반영한다

아이디어를 완성하는 발산적 사고와 수렴적 사고

아이디어 발산이 끝나면 아이디어 수렴을 시작한다

● 알고 있지만 실천하기 어려운 자료 수집

자료의 신선도가 중요하다

숫자가 들어간 자료가 중요하다

● 기획서 작성에 필요한 아이디어 발상과 정리

기발한 아이디어는 끊임없는 발상에서 나온다

브레인스토밍과 브레인라이팅

아이디어를 정리하는 방법

알렉스 오스본의 체크리스트법

일상이나 기존 아이디어에서 새로운 아이디어를 찾는다

● 기획서 작성에 필요한 컨셉과 프레임워크

컨셉을 개발하는 프로세스

컨셉이 분명하면 기획의 방향도 분명해진다

컨셉을 분명하게 만드는 프레임워크

● 고쳐 쓸수록 완성도가 높아지는 기획서

기획서는 처음부터 끝까지 쓴 다음 고친다

기획서를 작성하는 순서 'Plan-Do-See'

서식을 지키는 것은 기본 중의 기본

기획서 리뷰와 분석 그리고 사후 관리



Part 6 제안서 작성하기

● 제안서 작성의 시작은 제안요청서(RFP) 분석

클라이언트를 공부한다

제안 설명회 참가와 제안요청서 검토

입찰여부는 신중하게 판단한다

제안요청서에서 검토해야 하는 항목

● 제안서는 '전략적'으로 작성한다

배점이 높은 평가항목에 집중한다

경쟁력을 입증하는 자료를 시각적으로 구성한다

● 제안서의 핵심은 '클라이언트가 얻는 이익'

클라이언트의 이익에 초점을 맞춘다

제안서를 작성할 때 저지르는 7가지 실수

● 제안서의 적정 분량과 편집·퇴고

제안서에는 꼭 보여줘야 하는 내용만 담는다

10/20/30 파워포인트 법칙을 적용한다

제안서를 작성한 후에 확인할 것들



맺음말

정경수 기자, 기획자, 강사, 작가로 일하면서 다양한 분야의 콘텐츠를 만든다. 콘텐츠 기획과 제작을 천직으로 여기며 출판·전자책 콘텐츠를 기획하고 수자원공사, 오리온그룹, EMC 등의 기업과 기관의 사보·웹진에 글을 쓰고 있다. 콘텐츠 기획·제작 외에도 직장인을 대상으로 경영·직무능력 향상 분야의 교육과정 개발과 강의를 하고 있다. 경영자독서모임 MBS와 강원랜드 복지재단, 한국HRD교육센터 등에서 직무능력 향상 강의를 하고 컬럼을 썼다. 기업교육과 집필을 통해서 직장인과 경영자들이 사업적인 마인드를 가질 수 있도록 도와주고 있다. 사업을 시작할 때는 시장조사 보고서, 제안서, 기획안을 쓰고 제작을 완료하는 시점에는 완료보고서와 클라이언트가 요청하는 여러 가지 문서를 작성한다. 사업을 추진하는 것 보다 보고서와 기획서, 제안서를 쓰는 게 더 어려울 때도 있다. 직장생활을 하는 동안 여러 가지 비즈니스 문서를 작성하면서 문서작성에 일반적으로 통용되는 법칙 같은 건 없다는 것을 깨달았다. 하지만 문서를 작성할 때 지켜야 할 최소한의 원칙은 찾았다. 이 원칙을 지킨다면 문서작성을 못한다는 말은 듣지 않을 것이다. 콘텐츠 기획자로 일하면서 문서를 작성했던 경험에 기초하여 《문서작성 최소원칙 개정증보판》을 썼다.

지은 책으로 《계획 세우기 최소원칙》《일머리 공부머리 똑똑한 머리 만들기》 《휴식, 노는 게 아니라 쉬는 것이다》《사용자 정의 독서법》 등이 있다.