뭐든 잘되는 회사의 회의법

요즘 야근도 못하는데,

언제까지 '회의를 위한 회의'를 할 건가요



'주 52시간 근무제'가 도입되면서, 근로시간은 단축되었으나 업무량은 줄어들지 않아 정해진 시간 안에 일을 끝내야 하는 부담감이 늘어난 사람들의 이야기를 심심찮게 들을 수 있다. 심지어 공식적으로 '회사에서만 일을 안 할 뿐' 퇴근 후 집이나 카페에 가서 업무를 마저 하는 상황도 발생하곤 한다. 이런 상황에서 아침 회의, 주간 회의, 월간 회의 등 짧게는 30분, 길게는 몇 시간 이상 진행되는 회의는 리더들에게도, 직원들에게도 부담일 수밖에 없다. 더군다나 그 회의를 준비하기 위해 하는 회의, '회의를 위한 회의'도 계속하게 되니 말이다.

<뭐든 잘되는 회사의 회의법>에서는 회사가 발전하기 위해 앞으로 해야 할 것은 '회의'보다는 '미팅'이라고 말한다. 모든 회의를 부정하는 것은 아니지만, 회의의 대부분은 형식에만 얽매이거나 업무를 승인하는 절차로서만 기능하고 있기 때문이다. 또한 회의에는 각 회사의 각 팀을 책임지는 리더들이 중심으로 모이지만, 미팅에는 리더와 실무진이 함께 모인다. 미팅은 회의보다 상대적으로 적은 인원의 사람들이 모여 논의하므로, 회의보다 짧은 시간 안에 끝낼 수 있다는 장점도 있다. 저자가 말하는 '15분 미팅법'은 어떻게 진행될까?



일본 최초의 미팅 컨설턴트가 들려주는

당신의 회사에 '15분 미팅'이 필요한 이유



저자가 알려주는 '15분 미팅'으로 얻을 수 있는 효과에서 기업의 문제해결, 직원의 성장, 매출의 상승 외에도 '더 이상 무의미한 회의가 사라졌다'는 점이 눈에 띈다. 그간 오랜 시간을 들여 무의미한 회의를 해왔다고 느껴진다면, 책의 스텝1~4를 따라 '15분 미팅법'을 실행해보자.

스텝1에서는 15분 미팅의 기본 과정을 설명한다. 먼저 회사의 대화 방식을 살피고, 미팅을 통해 직원들의 아이디어를 모은다. 이때 아이디어는 1인당 3개 이상씩 내서 무난한 아이디어와 중복된 아이디어를 피하고, 발표는 포스트잇을 활용해 시각화해서 진행함으로써 미팅 시간을 단축할 수 있다.

스텝2에서는 아이디어를 정리, 합의, 결정하는 '결정 미팅'을 소개한다. 노동력과 비용은 최소로, 성과는 최대로 끌어내는 결정을 빨리할 수 있도록 돕는 단계이다. 이때 일을 실행하는 실행자가 아니라 감독하는 관리자를 2명으로 두어 일정을 체크하고 문제 상황에서도 서로 도울 수 있도록 해야 한다.

스텝3에서는 '계획 미팅'의 필요성을 짚고 넘어간다. 미팅이나 회의를 통해 결정된 사항이 잘 실행되지 않는 이유는 '누가?', '무엇을 할지?'만 결정하고 해산하기 때문이다. 그러므로 반드시 미팅이 끝나고 실행해야 하는 첫 번째 단계를 그 자리에서 바로 결정하는 '계획 미팅'이 필요하다.

마지막으로 스텝4에서는 '방향 수정 미팅'의 중요성을 말한다. 강한 조직에는 '방향 수정력'이 있다. 계획대로 되지 않을 때, 목적을 달성할 때까지 끊임없이 방법을 바꿔 계속 일을 실행해 나가는 '방향 수정력'이 필요하다는 말이다. 개인 차원의 방향을 수정하고, 이후 조직 차원의 방향을 수정하며 끝없이 정상을 향해 가야 한다는 것이 포인트다.

스텝 1~4를 통해 '15분 미팅법'을 차분히 실행했다면? 일정 기간을 지나 당신의 회사에 이 미팅법이 정착되었다면 느낄 수 있을 것이다. 리더가 말하기 전에 직원들이 스스로 생각해서 행동하고, 회사의 분위기가 밝아지고, 리더와 직원들간의 교류가 늘어났으며, 자연스럽게 매출 또한 상승했다는 점을 말이다. 이 책이 당신의 회사를 바꾸는 첫 단추가 되어주길 바란다.

Intro일은 회의실에서 하는 것이 아니다

- 이제부터는 '미팅'을 하자

- 회의와 미팅의 차이

- '개인 면담'에서 '집단 미팅'으로 발상을 전환하다

- 대체 미팅에는 어떤 효과가 있을까?



Prologue 지금 15분 미팅이 필요한 이유



1. 회의가 아니라 '미팅'이 필요하다

- 형식적인 회의는 아무런 의미가 없다

- 미팅의 목적은 '효과적으로 커뮤니케이션하기 위해서'



2. 리더십과 미팅의 관계

- 이 시대에 필요한 리더의 조건은?

- 미팅의 시작은 '개인 면담'이었다

- '개인 면담'이 아니라 '미팅'을 시작하다



3. 왜 '15분'이어야 하는가?

- 일단 기준은 15분!

- 직접 대화해야 정보량도 많고 속도도 빠르다

- 짧게 자주 반복해야 더 효과적이다

- 보고를 위한 눈치 싸움이 사라진다



4. 왜 짧아야 좋을까?

- 미팅과 회의에는 조직 문화가 반영된다

- 미팅은 짧아야 한다



STEP 1 15분 미팅의 기본 과정

1. 먼저 회사의 '대화 방식'을 살펴보자

- 미팅을 보면 그 회사의 대화 방식이 보인다

- 실적이 나쁜 회사는 대화 방식도 나쁘다



2. 사람이 아니라 대화 방식을 바꾸자

- "왜"라고 질문하면 실패한다

- 우리는 왜 미팅을 하는가?

- 과거를 분석하다 보면 진실이 가려진다

- 분석은 사전에 자료로



3. 미팅을 통해 직원들의 지혜를 모으자

- 미팅의 주제는 누가, 어떻게 정해야 할까?

- 질문의 핵심 키워드는 "앞으로", "다 같이"

- 남의 일이라고 생각하지 않도록 만드는 질문



4. 의견을 효과적으로 모으는 '발표법'

- 아이디어나 제안은 반드시 여러 개 써서 발표할 것

- 3분 동안 써서 발표하면 효과적이다



5. 제안과 아이디어를 '써서 발표'하면 좋은 점 5가지

- '중복 의견'이 사라지고 많은 아이디어가 나온다

- 직원들의 개성과 특기 분야를 파악할 수 있다

- 듣는 사람도 차분하게 들을 수 있다

- 포스트잇을 활용해서 시각화할 수 있다

- 스마트폰으로 촬영해서 회의록을 남길 수 있다



6. 미팅을 순조롭게 만드는 기본 규칙

- 내용은 뭐든지 상관없지만 "잘 모르겠다"는 금지!

- 발표는 포스트잇에 쓴 내용만

- 가장 영향력이 적은 사람부터 발표하기

- 숫자 활용하기

- 예 활용하기



7. 발언을 들을 때 지켜야 할 5가지 포인트

- 발언할 때는 끼어들지 말기

- 나와 다른 생각을 기꺼이 받아들이고 말하기 쉬운 분위기 만들기

- 묻고 싶을 때 질문하지 않기

- 이야기를 끝까지 듣기

- 결론을 유도하지 말기



8. '미래의 가능성'이 보이는가?

- 미래를 창조하는 미팅이란?

- 문제는 다 같이 해결한다



STEP 2 아이디어를 정리하고 합의해서 결정하기

1. 결정을 빨리해야 일이 잘 풀린다

- 제안, 아이디어는 빨리 결정한다

- '사람'을 중심으로 정리하면 계획도 빨리 나온다



2. 무엇을 선택할지 결정한다

- 결정할 때 중요한 점은 '선택과 집중'

- 노동력과 비용은 최소로, 성과는 최대로

- 직원들이 찬성하지 않더라도 때로는 도전해야 한다

- 내 의견이 아닌 직원들의 의견을 선택하는 것도 중요하다



3. 실행하는 관리자를 결정한다

- 실행자가 아니라 관리자를 정한다

- 제안자에게 일을 시킨다는 단순한 사고방식은 버려라

- 결정한 이유를 설명하면 일에 대한 이해도가 올라간다



4. 강한 조직을 만드는 다섯 가지 규칙

- 합의하고 서포트해주면 조직은 강해진다

- 다른 사람이 실패하면 자신에게도 책임이 있다

- 부정적인 면을 말할 때는 반드시 '개선안'을 덧붙이자

- 제안을 거부당했다면 발표 내용이 부족해서다

- 직원들이 했을 때 기뻤던 행동을 나의 상사에게 하자

STEP 3 결정된 사항을 반드시 실행한다

1. 합의가 이루어지면 '계획' 세우기에 들어간다

- 실행 계획이 성공을 좌우한다

- 마지막에는 반드시 '계획 미팅'을 하자

- 새로운 도전은 첫발을 내딛기가 가장 어렵다

- 마감일보다 '실행 일시'가 중요하다



2. 계획을 세울 때 지켜야 할 다섯 가지 포인트

- 지금 실행 일시를 정하자

- 계획의 목적이 무엇인지 공유하기



3. 계획을 모두 함께 확인한다

- 마지막으로 모두가 함께 계획 확인하기

- 리더는 요구 사항이 있으면 요청하고 관리자는 이에 응한다



STEP 4 '방향 수정 미팅'이 꼭 필요하다

1. 강한 조직에는 '방향 수정력'이 있다

- '15분'만으로는 일이 방치될 수 있다?

- 계획대로 되지 않을 때는 곧바로 수정하자



2. 결정 사항을 '시각화'하면 좋은 점

- 미팅에서 결정된 사항 '공유'하기

- 진행 상황을 기록하면 회사의 재산이 된다

- 진행 상황을 쉽게 확인할 수 있다



3. 방향 수정 미팅의 기본 진행 방식

- 먼저 '개인 차원'의 방향 수정을 한다

- 다음은 '조직 차원'의 방향 수정을 한다



4. 늦어지거나 중단된 일은 어떻게 해야 할까?

- ① 마감일을 수정한다

- ② 리더가 서포트해서 실행 일시를 확보한다

- ③ 관리자를 바꾼다

- ④ 계획을 변경한다



STEP 5 사례를 통해 미팅의 효과 살펴보기

1. 독자적인 방법으로 매년 매출을 올리는 비즈니스호텔

문제는 곧 기회다. 관점을 바꾸면 매출이 달라진다!

- 미팅의 시간보다는 포인트에 집중

- 미팅이란 '관점'을 바꾸는 자리

- 현장에서 얻은 힌트를 바탕으로 독자적인 계획을 세우다



2. 직원들의 평균 연령이 58세인 료칸이 국내외 손님들로 항상 꽉 차는 이유

미팅을 통해 '사람과 사람'의 거리를 좁힌다

- 경영자와 직원들 간에 거리감은 없는가?

- 받아들이는 방식을 바꾸면 일이 즐거워진다

- 상품의 가치를 알려주면 반드시 팔린다

- 일의 완성도보다는 속도를 중요시하기

- 직원들이 만든 작은 기적

- 좋은 미팅은 사람과 사람의 거리를 좁혀준다



3. 급성장을 이어온 홋카이도 주택 기업의 새로운 도전

'회사 전체 시점'으로 '팀 간의 벽'을 허무는 미팅

- 전체 미팅을 제안하다

- 팀의 목표 달성과 회사의 목표 달성 중, 더 우선시할 것은?

- 주체성 각오를 끌어내는 질문은?

- 종적 조직으로는 한계가 있다



Epilogue 인재 육성과 미팅

- 인재 육성에 관한 여덟 가지 포인트

- '강한 조직 문화'를 만드는 다섯 가지 포인트

- 젊은 직원들이 회사를 그만두는 진짜 이유

- '다 남의 탓이다'라는 착각에서 벗어나자

야모토 오사무 1971년 히로시마현 출신. 미팅 컨설턴트. 주식회사 '팀서포트프로' 대표. 10년 동안 에히메현 호텔에서 근무하다 2004년 침체기에 빠진 한 웨딩 업체 영업부장으로 이직했다. 2010년 퇴직 시에는 최연소 거래 담당 영업본부장이었다. 쇠퇴 산업이라고 여겨졌던 웨딩 업계 속에서 설비 투자, 가격 인하, 직원 교체 없이 오로지 미팅을 통해 매출을 3년간 3배로 올렸다. 어떻게 미팅을 하느냐에 따라 직원들의 의욕과 실행력이 달라지며 매출이 올라가고 인재도 육성할 수 있다는 점을 직접 경험한 뒤 그룹 안에 미팅법을 알리고 사내에 퍼뜨린 결과 매출이 7년 동안 7배 늘어났다. 더 많은 회사에 미팅법을 알려주고 싶어서 2010년에 컨설팅 회사 '팀서포트프로'를 세웠다. 일본 최초의 미팅 컨설턴트로서 강연, 컨설팅, 기업 내 연수 등 다양한 분야에서 폭넓게 활동 중이다.