이메일을 더 신속하게, 더 적게, 더 잘 쓰는 법

성공하는 사람들의 7가지 전략
이메일 전략 하나 바꿨을 뿐인데 실력이 배로 뛴다!

여러분은 이메일을 얼마나 자주 사용하고 있나요? 이메일을 사용하는 직장인 중 업무용도로 쓰는 사용자는 87.8%이며, 주 1회 이상 사용자는 59.2%이다. 요즘은 SNSㆍ메신저ㆍ협업툴의 등장으로 이메일 쓰는 일이 많이 줄었지만, 직장인이나 비즈니스를 하는 사람이라면 '원활한 커뮤니케이션'의 용도로 이메일을 가장 많이 사용하고 있다. 그런데 대부분의 사용자들은 이메일 사용법에 대해 따로 배우지 않고, 단순히 동료직원의 정갈한 이메일을 따라 쓰거나, 주위의 지적이나 몇 번의 시행착오를 거쳐 실수를 반복하지 않는 수준의 이메일 사용법을 익히고 있을 것이다.
쏟아지는 업무 사이에서 이메일 업무에 시간을 많이 쓰는 것은 나만의 문제일까? 그 이메일이 원활한 커뮤니케이션과 생산성을 향상하는데 도움이 되고 있는 걸까? 만약 정확한 요구사항이 전달되지 않아 다시 전화해서 미팅일정을 확인해야 한다거나, 발송된 이메일에 답장이 올 때까지 무작정 기다려야 한다거나, 수신한 이메일을 확인만 하고 업무가 처리되지 않아 시간낭비 또는 비용손실의 경험이 있었다면 당신은 이메일에 대해 제대로 된 배움의 조치가 필요하다.

이메일 제목, 메일함 정리, 회신 방법까지
이메일로 미친 존재감 뽑는다!

포춘 500대 기업에서 사용하는 이메일 전략을 소개한 다이애나 부허는 여러분이 이메일을 어떻게 처리하는지가 당신의 경력 궤적을 좌우한다고 말한다. 결국 이메일 커뮤니케이션 전략이 가장 중요한 셈이다. 이 책에서 이메일 전략 7가지가 소개되어 있다.
제1장 〈받은 메일함〉에서는 메일함을 빨리 훑고 정리하는 기술을 알려줌으로써 시간을 절약하는 방법을 알려준다. 제2장 〈메일 수신자〉에서는 받는 사람이 누군지를 정확히 파악하여 전하고자 하는 메시지의 요점만 짧게 전달할 수 있는 방법을 알려준다. 제3장 〈이메일 시작〉에서는 앞ㆍ뒤 구두점 인사말과 전달할 메시지를 교정하는 MADE포맷 기술을 알려준다. 또한 이메일 제목만으로도 내용을 이해할 수 있는 제목 작성법도 함께 알려준다. 제4장 〈발송 이메일〉은 메일 보내기 전 문법, 문체 교정하여 메시지를 장황하지 않고 매끄럽게 정리하는 노하우를 담았다. 덧붙여 영어 이메일 사용할 시 수동태를 능동태로 바꾸어 이메일 문장의 길이를 짧게 만드는 방법도 알려준다.
제5장 〈첨부파일〉은 파일의 폴더명을 기능적으로 어떻게 작성해야 하는지 알려준다. 제6장 〈이메일 답장〉은 수신자가 회신할 때 참조 또는 숨은 참조 되어 있는 발신자의 이메일 주소를 확인함으로써 전체 답장을 피하고, 동시에 바이러스 첨부 파일을 피해서 나와 내 조직을 보호할 수 있는 내용을 담았다. 제7장 〈이메일 커뮤니케이션〉에서는 이메일 저작권, 소유권 및 노골적인 질문, 이메일 경고에 대한 무대응 등 법적 책임이 있음을 알려준다. 성공하는 사람들은 이메일 전략만으로 실력이 배로 뛴다. 당신도 이 책을 통해 아무도 가르쳐주지 않는 성공한 사람들의 7가지 이메일 전략을 배워보자.

당신을 패닉에 빠뜨리는 '이메일 스트레스'
7가지 전략만 알면 직장생활의 무기가 될 수 있다!

다이애나 부허는 우리의 이메일 습관이 정신적으로나 감정적으로 진을 빠지게 하고 그 결과, 조직은 생산성을 잃고 당신은 스트레스를 얻게 된다고 했다. 현대 사회에서 이메일 사용 없이 진행되는 업무는 얼마나 될까? 이메일은 커뮤니케이션을 위한 강력한 도구다. 때문에 이메일 사용 능력의 향상은 선택이 아닌 필수라 할 수 있다.
『이메일을 더 신속하게, 더 적게, 더 잘 쓰는 법』은 제목만 봐도 한 눈에 내용을 파악할 수 있듯이 이 책이 던지는 메시지는 간단하다. 이메일 전략만 바꿔도 메시지 전달력이 향상되며, 업무처리 능력과 신뢰도를 높이는 커뮤니케이터가 될 수 있다는 것이다. 이메일에 대한 스트레스 없이 커리어의 성공을 이끌어 낼 7가지 이메일 전략을 담았으니 당신의 능력 향상이 궁금하다면 이 책을 펼쳐 보자. 그것이 성공의 지름이다.

추천사
감수자의 글
들어가며

제1장
받은 메일함, 잡동사니 쳐내는 기술부터 배우자
첫 번째 원칙: 다른 소프트웨어가 더 적절하게 처리할 수 있는 업무에 이메일을 사용하지 말자
두 번째 원칙: 받은 메일함을 창고로 쓰지 말자
세 번째 원칙: 팀원들에게 '전체 답장'을 하지 말도록 부탁하자
네 번째 원칙: 의미 없는 답장에 연연하며 쌓아두는 일을 멈추자
다섯 번째 원칙: 이메일 수신 확인을 해주고 여러분의 계획에 따라 대응하자
여섯 번째 원칙: 배포 목록을 추려내자
일곱 번째 원칙: 홍보 또는 압력의 수단으로 이메일에 참조됐을 때는 답장하지 말자
여덟 번째 원칙: 사람들이 소개를 한 후 뒤로 빠질 수 있게 해주자
아홉 번째 원칙: 농담이나 불평, 자선운동, 공지 등을 포워딩하는 일을 그만두자
열 번째 원칙: 더 이상 필요 없는 전자잡지는 구독 해지하자
열한 번째 원칙: 오랜 부재 후에는 어떤 이메일에 답장을 보낼지 다시 분류하자
열두 번째 원칙: 이메일 알람을 꺼놓거나 자동복원 기능을 비활성화하자

제2장
메일 수신자, 읽는 사람을 파악하고 전달 내용을 생각하자
누가 여러분의 이메일을 읽는가?
이메일을 읽는 사람들의 주요 관심사는 무엇인가?
수신자들은 여러분의 메시지에 어떻게 반응할 가능성이 높은가?
이메일을 위한 MADE 포맷™
요점과 행동이 묻혀 있는 '전前' 이메일
요점과 행동이 묻혀 있는 '후後' 이메일
사외 수신자에게 나쁜 소식을 전할 때 이유를 먼저 제시하라
'이메일 하나에 메시지 하나'라는 원칙을 기억하자
참조CC와 숨은 참조BCC를 적절히 활용하자

제3장
이메일 시작, 내용 초안부터 작성하자
이메일이 막힘없이 흘러가도록 매끄러운 전환구를 활용해보자
제목은 구체적, 실용적, 그리고 간단하게!
메시지와 행동이 묻혀 있고 제대로 전환이 되지 않는 이메일
매끄러운 전환용 문장과 함께 MADE 포맷™으로 쓰인 이메일
적절한 인사말과 끝인사에 주의를 기울이자
가능하다면 맞춤형으로 쓰자
인사말과 끝인사의 구두점은 정확히 찍자
의미 없는 끝인사는 빼되, 지나치게 간결해지지 않도록 주의하자
이메일 서명이 여러분에게 도움이 되도록 만들자

제4장
발송 이메일, 보내기 전 문법, 문체 교정하자
명료하게 교정하고 눈길끌기에 유의하자
문장들이 장황해지지 않게 만들자
적절한 아이디어는 강조하자
긴 타래에서는 이메일 제목을 바꾸자
상대가 약어를 제대로 이해했는지 확인하자
간결해지게 교정하자
강한 느낌의 동사를 사용하고 수동태를 능동태로 바꾸자(영어 이메일)
소소한 말의 잡동사니는 빼고 불필요한 중복은 없애자
명료성으로 이어지도록 문법을 교정하자
동일한 아이디어들은 형태를 일치시키자
주어와 동사가 호응하도록 만들자
올바른 대명사를 선택하자
구두점은 명료성에 영향을 미친다
과한 느낌표는 생략하자

제5장
첨부 파일, 폴더명을 정리하고 발송하자
폴더와 파일을 간소화하고 기능적으로 이름 붙이자
완료된 파일을 옮길 아카이브 폴더를 만들자
일관성을 위해 '장르' 개념을 도입하자

제6장
이메일 답장, 나와 내 조직을 보호하자
발신자의 이메일 주소를 더블 체크하라
바이러스 첨부파일을 조심하자
안티바이러스 및 안티 악성멀웨어 프로그램을 깔자
특이한 비밀번호를 설정하자
이메일은 영원히 '살아있음'을 기억하자

제7장
이메일 커뮤니케이션, 나의 직업적 평판을 지키자
적법한 질문과 진술에 대한 법적 책임을 의식하자
민감한 이메일은 냉각기를 가지자
저작권을 존중하고 이메일의 소유권이 회사에 있음을 이해하자
제목에 EOM과 FYI를 활용하자
평균적인 응답시간을 확인하자
개인적인 발언은 반드시 허락을 받고 포워딩하자
이모티콘의 득실을 따져보자
상대방의 채널에 맞추되 이를 전환하려 하지 말자
광범위한 청중들과 커뮤니케이션하기 위해서는 다양한 채널을 사용하자
선택권이 여러분에게 있다면 적합한 채널을 고르자

감사의 말

다이애나 부허 Dianna Booher

비즈니스 커뮤니케이션 전문가인 다이애나 부허는 전세계 기업, 경영인 등을 상대로 구전ㆍ서면ㆍ대인 등 모든 형태의 커뮤니케이션 가이드라인을 제시하면서 폭넓은 지지와 눈부신 성공을 거두었다.

비즈니스 활동의 기본이라 할 수 있는 이메일 커뮤니케이션이 개인적ㆍ업무적 관계를 강화하기도 하나 파괴할 수도 있기에 〈부허 리서치 인스티튜트〉社를 설립하고 리더들이 강력한 존재감으로 영향력을 확대할 수 있도록 돕고 있다. 또한 30여 년간 포춘지 선정 500대 기업 중 1/3 이상의 기업과 정부 기관을 위해 커뮤니케이션 훈련 프로그램 및 코칭, 컨설팅 등을 제공했으며, 이를 토대로 60개 언어로 번역된 48권의 책을 출간한 바 있다.

회의기획자들을 위한 권위지인 〈석세스풀 미팅Successful Meetings〉은 그녀를 '21세기를 위한 최고의 연사 21명'으로 지목했고, NSA(미국국가안전보장국)는 그녀를 '연사의 명예의 전당'에 올리는 최고의 영예를 안겨줬다. 또한 글로벌 구루스Global Gurus 선정 '최고의 커뮤니케이터 30인'과 리치토피아Richtopia 선정 '세계에서 가장 영향력 있는 저자 200인'에도 이름을 올렸다.