보고서 작성과 보고의 기술

보고서의 준비부터 후속 보고까지 보고의 단계를 파악하자
학교를 졸업하고 회사에 입사하면 누구나 쉽게 적응하지 못한다. 매일 출퇴근하는 일상생활의 변화도 그렇지만, 회사에서는 할 일을 하나하나 가르쳐주지도 않고 일을 배울 만한 책도 쉽게 찾을 수 없기 때문이다. 내 업무만 진행하는 것도 어려운데, 때때로 보고서를 써서 업무를 정리하거나 추진해야 하는 경우도 생긴다. 도대체 보고서는 어떻게 써야 하는 걸까? 단순히 학교에서 써왔던 리포트처럼 쓰면 너무 장황하다고 하고, 인터넷에서 얻은 포맷으로 정리하면 너무 어지럽다고 한다, 그래서 저자는 보고서의 준비부터 작성, 확인과 보고까지 단계별로 알려주며 보고의 마무리라 할 수 있는 후속 조치까지 설명해 준다. 이제, 단계별로 알려주는 보고서 작성법을 통해 똑똑한 보고서 작성을 시작해 보자.

보고는 실무이자 과정이라는 속성을 이해하자
AI의 시대에 보고서 업무를 불필요하다고 생각하는 사람들도 있다. 왜 굳이 보고서를 작성하고 보고를 해야 하는 걸까? 회사의 보고는 자신의 업무를 얼마나 이해하고 있는가를 보여주는 실무이며, 차근차근 일을 진행해 나가는 과정이다. 오탈자가 가득한 보고서, 아무리 읽어도 이해할 수 없는 보고서, 문서 작성의 기본조차 되지 않은 보고서는 자신의 업무 이해 능력이 그 정도 수준이라는 것을 드러낸다. 보고서를 정리하는 과정은 업무를 진행하는 과정이며, 보고를 발표하는 과정은 커뮤니케이션 능력을 드러내는 과정이다. 자신의 업무를 일목요연하게 보여주면서도 누구나 쉽게 이해할 수 있는 보고로, 실무 능력을 키우고 커뮤니케이션 능력까지 쌓아보자.

보고서 작성과 보고에 기술이 필요한 이유를 알아보자
저자는 여러 보직을 거치며 다양한 분야에서 보고서를 작성했고 보고를 진행했다. 때로는 직접 보고서를 쓰고 보고하기도 했고, 때로는 직원이 쓴 보고서를 수정하거나 의사결정을 내리기도 했다. 이 책은 실전에서 쌓은 저자의 경험을 담아 총 4장으로 구성해 보고서 작성과 보고의 기술을 소개한다. 1장에서는 보고서란 무엇인가를 설명하며 보고서의 기본을 이해할 수 있도록 돕는다. 2장에서는 실질적인 보고서를 준비하고 작성하는 과정을 단계별로 알려준다. 3장에서는 보고에서 꼭 기억해야 할 요령과 준비를 이야기하며 보고받는 상사의 태도도 함께 이야기한다. 4장에서는 보고서의 후속 조치를 통해 어떻게 보고를 마무리해야 하는지 설명한다. 저자의 글을 따라가며 보고에 대한 두려움에서 벗어나 보람과 만족감을 느끼는 보고를 진행해 보자.

책을 펴내면서
책을 읽기 전에

1장 보고서의 이해
보고서의 개념과 이해
신언서판, 보고를 잘하는 것은 능력이며 장점
보고는 보고자의 판단을 확인하는 과정
지시를 받기 전의 신속한 보고가 의미와 가치가 있음
초상지풍, 보고에 따른 결과는 최종 보고자의 몫
평상시 쌓은 신뢰의 필요성

2장 보고서의 준비와 작성
1. 보고서의 준비
보고의 기본, 업무 전문성
보고의 회피는 더 큰 문제
보고서를 작성하는 이유에 대한 명확한 인식
정성과 최선을 다하는 자세
2. 자료의 수집과 확인
기존 보고서와 참고 사례 확인
관계자 의견 청취의 필요성
보고 전까지의 브레인스토밍
3. 보고서 작성의 지원과 활용
중요한 부분은 강조 처리
보고서의 디테일에 집중
통계 데이터를 이용한 이해도와 신뢰도 향상
보고서를 관통하는 통일감과 일관성
모범적인 보고서를 참고
효율적인 보고서 작성을 위한 템플릿 활용
4. 보고서 작성
결론을 제목에 넣기
의사결정 안(案)을 소신 있게 제시하기
작성된 보고서를 완벽하게 이해하기
설명을 듣지 않아도 이해되는 보고서
보고서 형식에 집착하지 않는 유연성
폼생폼사, 멋진 보고서
간결한 한 장의 보고서
가독성 높이기
결론의 위치는 내용 전개를 고려하기
직장의 보고서와 학교 리포트의 차별성
고객 지향의 보고서, 상사 지시에 대한 해답
5. 보고서의 검증과 확인
보고 전에 여러 번 읽기
보고 전에 비판하고 반대해 보기
중간 관리자는 과감하게 수정하기

3장 보고의 요령과 실제
1. 보고의 의의와 평가
놓치지 말아야 할 보고의 타이밍
편하게 보고할 수 있는 배려
보고가 끝날 때까지 경청하기
상하 보고 계통과 절차 준수
대외비 보고서의 유지는 현실적으로 불가
2. 보고의 준비
사전 보고의 필요성
보고를 위한 시나리오 작성
실전처럼 보고 연습
보고서는 2부를 준비
보고자용 원고와 메모는 별도로 준비
보고서와 별도로 PC 파일 소지
보고하는 당일에는 아침형 인간으로
3. 돌발 변수의 대비
상사의 컨디션을 확인하기
보고 시간이 단축될 우려
상사의 기억력을 확인하기
보고 중 의견 충돌
4. 보고와 보고받기
결재판을 이용한 보고
상사가 보고 내용을 놓치지 않게 하기
자신감 넘치는 보고의 효과
확증 편향의 경계
감동적인 연설문과 같은 여운이 남는 보고
준비한 보고에 대한 칭찬과 격려
질책은 최대한 자제하기
의사결정은 신속하게

4장 보고서의 후속 조치
미루지 말아야 할 수정 보고
보고가 완료된 보고서의 보관
보고의 완결은 경과 보고까지

백성철 1993년 KBS에 기획행정직으로 입사했고, 1994년 수신료 통합징수 작업에 참여했으며, 이후 정책기획본부 기획국 기획부장을 2014년과 2016년 두 번에 걸쳐 수행하였다. 2017년 시청자본부 재원관리국 부장, 2023년 경영본부 수신료국 국장이 되어 직원들과 함께 수신료 분리고지 재정 위기 상황을 극복하는 노력을 하였다. 2024년 1년 동안은 거의 매일 보고서를 작성하거나 상사의 의사결정을 받는 보고 등 보고서 작성과 보고와 관련한 많은 경험을 하였다. 2025년 1월에는 KBS 청주방송총국 총국장으로 부임해 현재까지 재직하고 있다.
『보고서 작성과 보고의 기술』은 실무 보고자, 중간 관리자, 상급 관리자 등의 직위를 거치면서 보고서 작성과 보고서 완성, 보고 등을 통해 체득한 현장의 살아 있는 경험과 노하우를 공유하고자 하는 마음으로 집필한 책이다. 보고서 작성에 고민하고 힘들어할 수 있는 사회와 직장의 후배들에게 도움이 되었으면 하는 바람이다.
baekseo627@gmail.com